Наша команда недавно приняла участие в захватывающем проекте, где ключевую роль играл business process flow (BPF) — доступный инструмент от Microsoft, который оказался не только ценным активом для наших клиентов, но и вызвал некоторые трудности в освоении и применении. Улучшить понимание и эффективность использования этого инструмента стало нашей целью. Мы решили углубиться в процесс его установки и администрирования, чтобы сделать его более доступным и удобным для всех, кто стремится избавиться от препятствий на пути к расширению профессиональных возможностей.
Эта статья — результат нашего исследования и практического опыта работы с BPF. Мы хотим показать, как этот инструмент может стать ключом к оптимизации бизнес-процессов, повышению эффективности работы команд и обеспечению лучшего взаимодействия между различными отделами компании. Вы узнаете о ключевых аспектах BPF, его основных компонентах, процессе создания и настройки, а также получите практические советы, которые помогут избежать распространенных ошибок и сделать процесс работы с этим инструментом максимально эффективным.
А узнать больше про BPF можно в нашем видео:
Что такое business process flow?
Business process flow (BPF) — это инновационный инструмент от Microsoft, который играет ключевую роль в определении и управлении бизнес-процессами в деятельности клиента. Его основное назначение заключается в визуализации и структурировании различных процессов путем разделения их на отдельные этапы, называемые stages. Этот подход не только упрощает понимание сложных процессов, но и предоставляет пользователям четкий визуальный порядок выполнения работ, повышая эффективность и продуктивность.
Ключевой особенностью BPF является его способность предоставлять пользователям информацию о текущем состоянии процесса, показывая, на каком этапе находится работа, с какими конкретно процессами и сущностями (entities) она связана. Это позволяет не только легко ориентироваться в текущих задачах, но и оперативно реагировать на изменения, адаптируя процесс под потребности проекта или организации.
Важным преимуществом BPF является возможность изменять состав участвующих в процессе людей на разных его этапах. Это обеспечивает гибкость управления ресурсами и повышает адаптивность процессов к изменчивым условиям ведения бизнеса. Дополнительно, способность разбивать сложные процессы на более простые этапы делает BPF незаменимым инструментом для планирования и реализации бизнес-стратегий, упрощая интеграцию новых подходов и инноваций в стандартные решения.
Использование BPF позволяет организациям не только оптимизировать свои внутренние процессы, но и повысить уровень удовлетворенности клиентов, предоставляя им более прозрачные и эффективные услуги. Учитывая эти преимущества, Microsoft business process flow является важным инструментом в комплексном управлении бизнес-процессами, обеспечивая компаниям преимущество в динамичной бизнес-среде.
Компоненты BPF
Основные компоненты BPF, которые стоит рассмотреть подробнее, включают:
Этапы (Stages): Это основные элементы любого BPF. Каждый этап представляет собой определенный отрезок в процессе, который должен быть завершен, прежде чем можно перейти к следующему. На каждом из этих этапов должны выполняться определенные действия или "шаги", которые могут включать изменение данных или выполнение определенных задач.
Шаги (Steps): В рамках каждого этапа, шаги определяют конкретные действия, которые должны быть выполнены. Эти действия могут включать заполнение форм, изменение статусов, ввод или обновление информации в системе. Шаги направлены на обеспечение того, чтобы все необходимые действия были выполнены для успешного завершения этапа.
Ветви (Branches): BPF может состоять из нескольких ветвей, что позволяет адаптировать процесс к изменяющимся условиям или различным вариантам развития событий. Например, на основе определенных входных данных, процесс может разветвляться на разные пути, каждый из которых ведет к специфическим целям. Это позволяет обеспечить гибкость процессов и адаптировать их к конкретным ситуациям.
Автоматизация и Workflows: Одна из ключевых возможностей BPF заключается в интеграции с другими инструментами автоматизации, такими как Microsoft Power Automate (ранее известный как Microsoft Flow). Это позволяет использовать этапы BPF как триггеры для запуска автоматизированных процессов или workflows, направленных на повышение эффективности выполнения задач. Хотя использование классических workflows может иметь определенные ограничения или не считаться перспективным, интеграция BPF с современными инструментами автоматизации открывает широкие возможности для оптимизации бизнес-процессов.
Вместе, эти компоненты формируют мощный инструмент для управления сложными бизнес-процессами, позволяя не только визуализировать и структурировать рабочие процедуры, но и автоматизировать определенные действия и адаптировать процессы к изменяющимся условиям.
Основные этапы создания
Создание эффективного business process flow (BPF) требует соответствующего подхода и тщательной подготовки. Ниже приведены ключевые этапы создания BPF, подробно рассмотренные на основе опыта работы с этим инструментом.
Анализ бизнес-процесса: Прежде всего, необходимо глубоко проанализировать бизнес-процесс, который нужно оптимизировать с помощью BPF. Важно взаимодействовать с клиентом или конечными пользователями для сбора всей необходимой информации. На этом этапе нужно выявить ключевые этапы процесса и понять логику их последовательности — что за чем должно следовать и почему. Этот анализ помогает избежать путаницы в будущем, поскольку BPF работает линейно и не позволяет создавать циклические зависимости.
Создание схемы BPF: После завершения анализа следующим шагом является создание детальной схемы BPF. Эта схема должна включать все определенные этапы (stages), условия перехода между ними (conditions) и конкретные действия (steps), которые должны быть выполнены на каждом этапе. Разработка такой схемы помогает визуализировать структуру процесса и облегчает последующее создание BPF в системе. Создание схемы также позволяет идентифицировать возможные проблемы или недостатки в планировании процесса на раннем этапе.
Учет особенностей ветвления: При проектировании схемы особое внимание следует уделить механизмам ветвления, обусловленным условиями (conditions). Важно понимать, что условия влияют на логику перехода между этапами и могут ограничивать возможность создания параллельных ветвей процесса. Правильное определение условий позволяет обеспечить логический переход между различными этапами процесса и избежать лишнего возвращения к основной ветке. Такой подход обеспечивает гибкость и адаптивность BPF к переменным условиям выполнения бизнес-процессов.
Практическое применение схемы: После завершения схемы и убеждения в ее корректности и эффективности наступает этап реализации BPF в системе. Используя разработанную схему в качестве основы, создается собственно BPF в системе Microsoft, где каждый этап, условие перехода и действие детально конфигурируются в соответствии с планом.
Подводя итог, каждый из этих этапов играет ключевую роль в создании эффективного и функционального потока бизнес-процессов. Правильная подготовка, детальный анализ процесса и внимательное планирование являются неотъемлемыми частями успешной реализации BPF.
Процесс создания BPF
Создание business process flow (BPF) — это детальный процесс, который требует внимательности и стратегического планирования. Вот как можно организовать создание BPF от начала до конца, опираясь на вышеупомянутую транскрипцию:
Создание тестового решения (solution): Начало работы над BPF часто начинается с создания тестового решения в системе CRM. Это дает возможность экспериментировать и тестировать различные аспекты BPF без влияния на основные бизнес-процессы.
Выбор сущности (entity): Далее, необходимо выбрать сущность, к которой будет привязан BPF. Это определяет, какие данные и процессы будут интегрированы в поток.
Работа в редакторе BPF: После выбора сущности, работа переносится в редактор BPF, где можно создать структуру потока. Здесь можно добавлять этапы (stages), условия перехода между этапами (conditions) и определять необходимые действия на каждом этапе, такие как изменение данных (data steps), выполнение определенных действий (workflow action steps) или инициирование процессов (flow steps).
Изменение данных на этапах: Обычно рекомендуется добавлять преимущественно data steps, которые позволяют изменять данные в определенной сущности на каждом этапе. Важно выбирать, какие поля должны быть изменены на каждом этапе, чтобы обеспечить линейный прогресс процесса.
Активация и добавление BPF в CRM: После завершения создания BPF, необходимо его активировать и добавить в CRM. Это включает сохранение, активацию и публикацию BPF, а также его интеграцию в site map для доступа через веб-приложение.
Работа с записями CRM: Важно отметить, что новосозданный BPF автоматически применяется только к новым записям в CRM. Для интеграции BPF в существующие записи нужно выполнить это действие вручную через функцию "Switch process".
Взаимодействие с BPF: После активации BPF, пользователи могут взаимодействовать с ним, вводя необходимые данные и переходя между этапами. Введенные данные сохраняются, а условия перехода между этапами позволяют адаптировать процесс в зависимости от конкретных условий.
Этот процесс показывает, как можно систематически создать и интегрировать business process flow в среду CRM, обеспечивая структурированное управление бизнес-процессами.
Что нужно учитывать?
При создании и настройке business process flow (BPF) в Microsoft Dynamics 365, важно учитывать несколько ключевых аспектов, которые могут повлиять на эффективность и функциональность вашего BPF:
Сохранение изменений: После каждого изменения, сделанного в конкретном блоке или этапе BPF, необходимо нажимать "Apply" для сохранения этих изменений. Пропуск этого шага может привести к потере внесенных данных.
Управление условиями (Conditions): Условия в BPF позволяют вам ветвить процесс в зависимости от заданных критериев. Важно понимать, что добавление условий в середину процесса может ограничить возможность создания новых ветвей, возвращая процесс к основной ветке. Также, условия могут устанавливаться только на основе данных, которые были определены на предыдущем этапе.
Количество этапов: Рекомендуется ограничить количество этапов в BPF до 20, поскольку большее количество может привести к снижению продуктивности. Системные ограничения также не позволяют создавать более 30 этапов в одном BPF.
Деактивация перед изменениями: Для внесения изменений в существующий BPF необходимо сначала его деактивировать. После внесения изменений BPF нужно снова активировать.
Добавление условий в конец: Чтобы избежать ограничений на создание новых ветвей, рекомендуется добавлять новые условия в конец процесса.
Автоматическое применение к записям: Созданный BPF автоматически применяется только к новым записям в CRM. Чтобы применить процесс к существующим записям, нужно сделать это вручную.
Фокус на конкретной entity: Каждый этап может быть направлен только на определенные шаги с данными (data steps), связанные с одной конкретной entity, однако возможно изменять entity на разных этапах процесса.
Эти нюансы играют важную роль в планировании и реализации BPF, помогая избежать распространенных ошибок и обеспечивая плавный процесс работы.
Пример создания более сложного BPF
В этом разделе мы рассмотрим пример создания более сложного business process flow (BPF), который демонстрирует гибкость и возможности инструмента для решения сложных бизнес-задач. Рассматриваемый пример содержит несколько ветвей и этапов, требующих детального планирования и реализации.
В начале наш BPF состоит из трех основных ветвей, каждая из которых направлена на выполнение определенных задач в рамках общего процесса. Одной из ключевых характеристик сложного BPF является необходимость введения обязательных данных на начальных этапах, например, в поле "Assign to". Это требует от пользователя определить ответственного за выполнение следующего этапа процесса.
После введения необходимых данных процесс переходит на следующий этап. Это демонстрирует, как BPF адаптируется к изменениям в процессе и позволяет пользователям двигаться вперед или назад между этапами. Особенно интересной является возможность вернуться на несколько этапов назад и активировать определенный "stage", что делает процесс гибким и способным адаптироваться к изменяющимся обстоятельствам.
Ключевой особенностью сложного BPF является его интеграция с различными сущностями (entities) в системе управления взаимоотношениями с клиентами (CRM). В рамках процесса можно использовать специализированные поля для ввода данных, которые будут использованы в других сущностях. Это позволяет не только обеспечить необходимый уровень информационного взаимодействия между различными частями системы, но и упростить процесс ввода и обработки данных.
Таким образом, создание сложного BPF требует глубокого понимания бизнес-процессов, которые нужно автоматизировать, а также умения эффективно использовать инструментарий, который предоставляет платформа Microsoft. Этот пример демонстрирует, как с помощью BPF можно реализовать сложные процессы, обеспечивая гибкость управления и способность быстро адаптироваться к изменениям в бизнес-требованиях.
Пример создания flow, который будет триггериться на изменение stages
Создание автоматизированного flow, реагирующего на изменения в stages business process flow (BPF), является примером использования возможностей современных CRM-систем для повышения эффективности управления процессами. Вот как можно создать простой, но мощный flow:
Выбор Solution: Начинаем с перехода в раздел "solution", где мы работаем с нашими BPF. Это дает нам базу для создания нового flow.
Добавление Нового Flow: Создаем новый flow, который будет активироваться на событие "When a row is added, modified". Это означает, что каждый раз, когда происходит изменение в stages (этапах) нашего BPF, flow начинает свою работу.
Настройка Триггера: Указываем название нашего BPF ("Test BPF") в настройке триггера, чтобы flow знал, за каким процессом следить.
Обработка Изменений: После активации триггера flow использует действие "Get row by id" для определения конкретного изменения в entity "Process Stages". Это позволяет нам точно определить, какой этап (stage) был изменен.
Использование Switch для Разветвления: На основе полученного этапа используем конструкцию switch для определения дальнейших действий. Например, если изменено на "New stage 1", выполняем один набор действий; если на "Stage 2" — другой.
Автоматизация В Зависимости от Stage: В зависимости от этапа можем запускать различные автоматизированные процессы, такие как рассылка уведомлений, автоматическое заполнение полей в CRM и т.д. Это позволяет значительно улучшить информирование и эффективность обработки данных.
Мониторинг Состояния Lead: Важной функцией BPF является возможность отслеживать, сколько времени конкретный lead провел на каждом этапе. Например, можно увидеть, что lead находился на этапе "Quote Research" восемь дней. Это помогает понять эффективность процессов и осуществлять своевременные коррективные действия.
Создание такого flow позволяет не только автоматизировать рутинные задачи, но и обеспечивает лучшее понимание и контроль над процессами в CRM. Использование этой стратегии может значительно повысить продуктивность работы с клиентами, обеспечивая актуальность информации и эффективное реагирование на изменения.
Q&A
Q: Можно ли изменять сущность на разных этапах BPF?
A: Да, можно изменять сущность на протяжении этапа.
Q: Автоматически ли BPF применяется к старым записям?
A: Нет, для применения BPF к старым записям нужно сделать это вручную.
Q: И он показывает первые до разветвления этапы?
A: Да, BPF отображает все этапы до момента ветвления. Это позволяет пользователям видеть линейный процесс до того момента, как он разделяется на разные пути в соответствии с установленными условиями. В более сложных сценариях, где BPF имеет несколько ветвлений, пользователи могут наблюдать, как процесс адаптируется и меняет свое направление в зависимости от введенных данных или выполненных условий. Это предоставляет гибкость в визуализации и управлении процессами, позволяя лучше понимать, как различные решения влияют на общий поток работы.
Заключение
Легко улучшить рабочие процессы и повысить их эффективность, используя Business Process Flow (BPF). Этот доступный инструмент позволяет установить четкую стандартизацию и визуализацию задач, делая процесс более удобным для каждого сотрудника. С его помощью участники могут без труда понимать, какие действия уже выполнены и что предстоит сделать. Такой подход не только облегчает координацию между этапами работы, но и служит ценным напоминанием о необходимых шагах и данных, существенно улучшая качество и скорость выполнения задач.
Кроме того, BPF обеспечивает высокий уровень контроля за качеством работы, позволяя менеджерам вовремя обнаруживать и исправлять ошибки. При этом, когда один lead обрабатывается несколькими сотрудниками, BPF помогает минимизировать время на передачу данных, обеспечивая плавность рабочего процесса.
Особая ценность BPF заключается в возможности создания ветвлений, которые позволяют адаптировать процесс к переменным условиям или разным сценариям. Каждая ветка может иметь свои уникальные этапы и задачи, к которым можно прикреплять автоматизированные действия — от заполнения полей до запуска новых процессов и даже рассылки уведомлений. Это не только повышает гибкость управления проектами, но и обеспечивает возможность создавать комплексные, адаптированные под потребности бизнеса решения.
Использование BPF, безусловно, является шагом вперед в стандартизации и оптимизации рабочих процессов. Это инструмент, который не только облегчает работу команды, но и открывает новые горизонты для повышения эффективности и качества работы в целом, позволяя каждому сотруднику чувствовать себя значимой частью большого и хорошо налаженного механизма.
Рекомендации:
Глубоко анализируйте процессы: Перед созданием BPF необходимо тщательно проанализировать бизнес-процессы, которые вы планируете автоматизировать. Определите ключевые этапы, участников, и потребности в данных для каждого этапа.
Планируйте гибкость: Учитывая, что бизнес-процессы могут изменяться, создавайте BPF таким образом, чтобы он мог быть легко адаптирован под новые условия без необходимости его полного перепроектирования.
Минимизируйте количество этапов: Стремитесь избегать излишнего количества этапов в вашем BPF, поскольку это может привести к снижению продуктивности системы и усложнению ее использования для конечных пользователей.
Используйте автоматизацию: Рассматривайте возможности интеграции BPF с другими инструментами автоматизации, такими как Microsoft Flow, для дальнейшего повышения эффективности процессов.
Тестирование и фидбек: Тщательно тестируйте BPF перед его внедрением, и обеспечьте обратную связь от пользователей, чтобы выявить потенциальные проблемы или области для улучшения.
Образовательные ресурсы: Вовлекайте своих сотрудников в обучение и использование доступных ресурсов для лучшего понимания того, как работает BPF, и как его можно эффективно использовать.
Постоянное совершенствование: Рассматривайте BPF как инструмент постоянного совершенствования. Регулярно пересматривайте и оптимизируйте ваши процессы, чтобы они соответствовали переменным потребностям бизнеса.
Следуя этим рекомендациям, вы сможете максимально эффективно внедрить и использовать Business Process Flow для оптимизации бизнес-процессов в вашей организации.
Opmerkingen