Sarov+
- Nov 6, 2023
- 10 min read

Топ 5 инструментов для эффективного системного анализа

Системный анализ — ключевой процесс в современном мире технологий, помогающий бизнесу эффективно функционировать и развиваться. Однако существует множество заблуждений, окружающих этот важный процесс. Считается лишь, что это сложный и исключительно технический анализ, недоступный для понимания большинства людей. В данной статье мы разберемся, как можно улучшить процесс системного анализа, сделать его более понятным и доступным, а также какие инструменты могут быть использованы для оптимизации и визуализации бизнес-процессов и данных.

Кроме того, в статье представлены ценные советы и шаг за шагом рассматриваются основные этапы системного анализа от анализа и определения требований до проектирования CRM и оптимизации бизнес-процессов с использованием различных методологий и инструментов.

Так, зная, как правильно проводить системный анализ и какие инструменты использовать для его улучшения, можно значительно улучшить эффективность бизнес-процессов и повысить конкурентоспособность своего бизнеса на рынке.

А узнать больше про применение системного анализа для бизнес-аналитиков можно в нашем видео:

Главные заблуждения о системном анализе

Распространенное заблуждение в области системного анализа касается представления о том, что успешное создание систем и бизнес-процессов можно осуществить быстро и легко без глубокого погружения в научные аспекты, полагаясь лишь на базовый опыт. Основной момент здесь заключается в том, что такой подход может быть сравним с процессом приготовления кофе, который на первый взгляд кажется простым: вода плюс кофе ведут к получению напитка. Однако, как показывает практика, для получения лучшего результата важно уделить внимание выбору правильных инструментов для заваривания кофе, определить оптимальное соотношение воды и кофе, а также выбрать качественные зерна и метод прожарки. Это поможет улучшить качество конечного продукта.

Аналогично, для создания эффективных бизнес-систем требуется глубокое понимание научных и методологических аспектов системного анализа. Без этого понимания, процесс создания систем может казаться простым и очевидным, но конечный результат может оказаться далеким от желаемого. Это подчеркивает важность глубоких знаний и понимания в системном анализе для достижения эффективности и успешности в разработке бизнес-систем и процессов.

Как Не Стоит Использовать Эти Инструменты

В реальности может возникнуть некорректное использование инструментов системного анализа, что может привести к недопониманию и потере эффективности в процессе разработки проекта. Как избавиться от такой проблемы? Основной способ – это улучшить понимание того, как использовать данные инструменты. Вот несколько ключевых моментов, на основе реального примера с большим проектом, где были обнаружены следующие ошибки:

Чрезмерное использование UML диаграмм: На проекте с высококвалифицированными специалистами из разных отраслей было обнаружено чрезмерное использование UML диаграмм без разделения продуктов. Это привело к тому, что команда пыталась описать всю систему сразу, внося правки во все процессы и сущности в процессе разработки, что в итоге нарушало версионность.
Отсутствие версионности: Изменение документации и диаграмм к MVP (Minimum Viable Product) в процессе разработки может привести к потере версионной целостности и риску ошибок. Рекомендуется двигаться итерационно, начиная с MVP, и вносить улучшения на основе обратной связи от клиентов.
Неправильное взаимодействие с клиентом: В процессе разработки важно сохранять конструктивное взаимодействие с клиентом. В рассматриваемом случае ежедневные правки от клиента в диаграммах приводили к нарушению взаимодействия и потере эффективности работы.
Отсутствие разделения документации: Если проект включает разработку разных продуктов или интеграцию с внешними системами, важно разделять документацию для каждого продукта. В противном случае, попытки описать все в одной документации приводят к конфузу и ухудшению качества документации.
Некорректное объединение продуктов: Если разрабатываются отдельные продукты или интегрируются внешние системы, рекомендуется разделять документацию, чтобы избежать путаницы и улучшить взаимопонимание между всеми участниками проекта.

Эти ошибки демонстрируют, что даже наличие высокой квалификации и научных степеней у участников проекта не гарантирует эффективного использования инструментов системного анализа. Поэтому важно подходить к выбору и применению этих инструментов осознанно, с учетом специфики проекта и потребностей команды и клиентов.

Что такое системный анализ?

Системный анализ является ценным методом для исследования и оптимизации сложных систем с целью повышения их эффективности и достижения бизнес-целей. Основной задачей системного анализа является понимание структуры, функций и взаимодействия компонентов системы для обеспечения высокой степени соответствия требованиям бизнеса и потребителей. Этот процесс легко включает в себя ряд ключевых аспектов, которые вместе формируют основу для глубокого понимания системы и возможности её улучшения. Как улучшить систему? Пройдя через этапы системного анализа, можно быстро выявить возможности для улучшения и избавиться от возможных недостатков.

Анализ Структуры: Изучение архитектуры системы, включая все ее компоненты и связи между ними. Это помогает понять, как данные и процессы организованы внутри системы, что в свою очередь способствует эффективному проектированию и оптимизации.
Исследование Функций: Определение основных функций системы и то, как они взаимосвязаны для достижения общих целей. Это включает в себя понимание бизнес-логики и требований к производительности.
Анализ Взаимодействия: Рассмотрение взаимодействия между различными компонентами системы, а также взаимодействие системы с внешним миром. Это может включать в себя взаимодействие с другими системами, пользовательский интерфейс и многие другие аспекты.
Идентификация Проблем и Возможностей: Системный анализ помогает выявить проблемные области, которые требуют улучшения, а также возможности для оптимизации бизнес-процессов и технологических процессов.
Рекомендации по Улучшению: На основе проведенного анализа разработка рекомендаций по улучшению системы, включая технические и процессуальные улучшения.

Системный анализ представляет собой ценный инструмент для организаций, стремящихся к непрерывному улучшению и оптимизации своих операций. Он обеспечивает необходимую основу для принятия обоснованных решений и формирования стратегии развития системы в соответствии с изменяющимися бизнес-требованиями и технологическими трендами.

Основные инструменты методологии системного анализа

1. Диаграммы данных (DFD)

Диаграммы данных (DFD): Основная цель использования DFD — визуализация потоков данных и процессов в системе. Они широко применяются для моделирования потоков данных в информационных системах, анализа бизнес-процессов, а также выявления потенциальных улучшений в системе. Особенно актуально их применение при работе с CRM-системами, где можно выявить, какие данные (контакты, заказы, обращения клиентов) поступают в систему и как они далее обрабатываются в процессах, начиная с регистрации клиентов и заканчивая управлением запросами и продажами.

Переходя к более детальному рассмотрению, можно отметить, что DFD являются относительно простыми с точки зрения методологии и визуализации. На диаграмме четко видны основные компоненты: процессы, внешние объекты, хранилища данных и потоки данных между ними. Один из ключевых моментов, почему важно начинать с DFD, заключается в определении потока данных в системе на самом начальном этапе. Без четкого понимания потоков данных, мест их хранения и обработки, система не может быть эффективно построена и скорее всего потребует перестройки в будущем.

Существуют определенные рекомендации от сообщества по работе с DFD-диаграммами. Например, каждый процесс должен иметь как минимум один входящий и один исходящий поток данных; все процессы должны модифицировать входящие данные, создавая новые формы исходящих данных; каждое хранилище данных должно быть задействовано хотя бы с одним потоком данных; каждый внешний объект должен быть задействован хотя бы в одном потоке данных, и каждый поток данных должен быть прикреплен хотя бы к одному процессу. Эти рекомендации помогают обеспечить правильное и эффективное моделирование системы с помощью DFD.

2. Unified Modeling Language (UML)

Unified Modeling Language (UML) является мощным инструментом в арсенале системного анализа, цель которого заключается в описании структуры и поведения системы. Это достигается через моделирование архитектуры программного обеспечения, проектирование классов и объектов, а также описание взаимодействия между компонентами системы. Примером может служить описание классов и объектов в CRM, таких как клиенты, продукты и заказы.

UML предлагает широкий спектр диаграмм, разделенных на две основные категории: структурные и поведенческие диаграммы. Каждая диаграмма в этих категориях служит конкретным целям, позволяя аналитикам глубоко проникнуть в различные аспекты системы. Однако важно отметить, что не все диаграммы могут быть необходимы, особенно в меньших проектах. Следует быть аккуратными с использованием UML-диаграмм, чтобы избежать перегрузки информацией в взаимодействии с клиентами или другими участниками проекта.

В контексте данного обсуждения была освещена только одна из UML-диаграмм - Use Case-диаграммы, хотя существует и множество других диаграмм, которые могут быть полезны в зависимости от специфики проекта. Однако ключевым моментом является то, что в UML-диаграммах визуальная составляющая не является столь важной, как сама методология. Например, неправильное использование фигуры не является критичным, если общая методология соблюдена.

Следовательно, важно выбирать и использовать те UML-диаграммы, которые конкретно необходимы для данного проекта, исходя из его размера и требований, а не применять все доступные диаграммы бездумно, особенно в больших системах, где они могут быть необходимы для глубокого анализа и проектирования системы.

3. UML 2.5: Use Case диаграммы

Use Case диаграммы в рамках UML 2.5 предназначены для описания взаимодействия пользователей с системой. Одним из ключевых моментов, который часто упускается при работе с этим инструментом, является необходимость определения пользователей и ролей на ранних этапах разработки системы. Эти диаграммы применяются для анализа функциональных требований к системе, определения сценариев использования, и идентификации основных актеров системы. Примеры сценариев использования включают такие процессы, как регистрация клиента, оформление заказа и управление запросами.

Рассмотрим на примере диаграммы покупки билета. В широком смысле, вариант использования (Use Case) представляет собой спецификацию, которая описывает полную функциональность, выполняемую одним или несколькими объектами взаимодействия с актерами. При полной реализации этого варианта использования достигается наблюдаемый результат, который имеет ценность для актеров и других заинтересованных лиц каждого объекта. Важно понимать, что наличие актера и законченной функциональности, приводящей к конкретному результату, является критически важным для создания осмысленной UML-диаграммы.

4. Business Process Model and Notation (BPMN)

BPMN служит для моделирования бизнес-процессов и находит свое применение в оптимизации и анализе бизнес-процессов организации. Важно отметить, что эффективность использования данного инструмента достигается в ситуациях, когда бизнес-процессы уже сформированы, и не рекомендуется применять BPMN на этапах создания бизнес-процессов. Среди примеров использования BPMN можно выделить моделирование процессов обработки заказов, управления обращениями клиентов и планирования маркетинговых кампаний. Инструмент позволяет визуализировать этапы и процессы, анализировать их эффективность и выявлять потенциальные области для улучшения.

Версия нотации BPMN 2.0 предлагает пять основных категорий элементов, которые облегчают процесс моделирования:

Объекты потока: Они отображают поведение в бизнес-процессе, включая действия (прямоугольники), события (кружки) и переходы (ромбы).
Объекты данных: Элементы этой категории содержат информацию о данных в процессе, включая ввод, вывод, сбор данных и хранилища данных.
Соединяющие объекты: Они связывают объекты потока и показывают порядок выполнения действий, потоки сообщений и связи.
Swimlanes (бассейны и дорожки): Используются для классификации и разделения областей ответственности в процессе.
Артефакты: Предоставляют дополнительную информацию о процессе, включая группы для объединения элементов и текстовые аннотации (комментарии).

С применением инструментов вроде Miro, который предоставляет готовые фигуры и объекты для моделирования, работа с нотацией BPMN 2.0 становится достаточно простой и интуитивно понятной, требуя лишь начального ознакомления с основными принципами методологии.

5. ER-диаграммы (Entity-Relationship Diagrams)

ER-диаграммы являются важным инструментом в системном анализе, применяемым для моделирования структуры данных и отношений между ними. Основные сферы применения включают проектирование баз данных, определение связей между сущностями, а также анализ и оптимизацию хранимых данных. С помощью ER-диаграмм можно четко определить сущности, такие как клиенты, продукты и заказы, что является ключевым этапом в разработке проекта.

На практике, как было замечено в одном из проектов, основная проблема заключалась в том, что до создания ER-диаграмм и даже в процессе их разработки, клиенты не определили основные сущности базы данных, что привело к путанице между сущностями и процессами. В предыдущих этапах проекта, другие диаграммы помогают в разработке, однако, ER-диаграммы позволяют выявить новые сущности, которые могли быть пропущены. Это подчеркивает важность аккуратного определения, является ли объект свойством, сущностью базы данных или просто процессом.

Кроме того, ER-диаграммы служат для установления связей между сущностями, например, в системе Dataverse, это может быть One-to-Many, Many-To-One, или Many-to-Many отношения. Отмечено, что отношение One-To-One не используется. ER-диаграммы являются неотъемлемым инструментом для создания четкой структуры данных, обеспечивая команде разработчиков и заказчикам ясное понимание отношений и взаимосвязей в рамках проекта.

Работа с ER-диаграммой

При выборе удобных инструментов для создания ER-диаграмм, важно осознавать их ограничения и выбирать тот, который идеально подходит для вашего проекта. Рассмотрим три основных инструмента: Power BI Desktop, Miro и XRMToolBox, а также как можно определить, какой из них будет лучшим выбором для конкретного задания. Использование простого и понятного инструмента может значительно ускорить процесс разработки ER-диаграммы, делая его более легким и доступным.

1. Power Bl Desktop:

Преимущества: Power Bl Desktop позволяет быстро генерировать ER-диаграмму, подключившись к окружению проекта и подтянув все необходимые сущности. Всего за пять минут можно получить готовую ER-диаграмму, что значительно экономит время на начальных этапах проекта.

Недостатки: Инструмент может допускать ошибки в отображении связей, например, показывать связи типа One-to-Many как One-to-One, требуя ручной коррекции. Также, он не позволяет модифицировать систему, добавлять новые сущности или изменять связи между ними. Возможности кастомизации ограничены, и нет функционала для добавления примечаний. Для обмена ER-диаграммой с клиентом последний должен быть продвинутым пользователем Power Bl Desktop.

2. Miro:

Преимущества: Miro предлагает шаблон для создания ER-диаграммы, позволяя пользователю в ручном режиме моделировать систему и предоставлять прототипы клиенту. Это инструмент более гибкий и позволяет быстро добавлять или удалять ключи и связи.

Недостатки: Если система большая и произошли изменения, потребуется значительное время для ручного обновления диаграммы.

3. XRMToolBox:

Преимущества: XRMToolBox позволяет формировать файл ER-диаграммы, который затем можно использовать в внешних ресурсах для автоматического построения диаграммы.

Недостатки: Аналогично Power Bl, этот инструмент не позволяет добавлять примечания и имеет ограниченные возможности по кастомизации.

Выбранный вариант:

На начальном этапе проекта был выбран Power Bl Desktop для быстрого создания ER-диаграммы, что позволило сэкономить время и предоставить клиенту визуализацию на первом звонке. После получения одобрения от клиента, данные были перенесены в Miro для дальнейшего обслуживания и обновления ER-диаграммы на протяжении проекта. Этот подход сочетает в себе быстродействие Power Bl Desktop на начальных этапах и гибкость Miro на последующих этапах проекта, обеспечивая эффективное обслуживание и обновление ER-диаграммы каждую неделю.

Хронология

Системный анализ в разработке CRM для кофейной компании включает три ключевых этапа, каждый из которых обладает своими уникальными инструментами и методами для достижения целей проекта.

1. Анализ и определение требований:

Первым делом применяются DFD-диаграммы (Data Flow Diagrams), которые помогают определить, какие данные и где будут храниться в системе. Это особенно важно для понимания структуры информации о клиентах, заказах и ассортименте кофе.
Далее создаются Use Case диаграммы, помогающие определить роли актеров в системе и их взаимодействие с функционалом. Это помогает создать четкое понимание, как клиенты размещают заказы, как обрабатываются платежи и как управляется обратная связь.

2. Проектирование CRM:

На этом этапе используется набор диаграмм Unified Modeling Language (UML) для общего описания системы, выбирая лишь те диаграммы, которые необходимы для описания текущей системы.
ER-диаграммы (Entity-Relationship Diagrams) также вводятся на этом этапе, чтобы лучше понять и визуализировать структуру данных и их отношения. Это дает возможность легко передать разработчикам задания, исключая необходимость глубокого анализа системы для понимания связей.

3. Оптимизация бизнес-процессов:

После того как система начинает работать, на этапе оптимизации бизнес-процессов применяется BPMN-диаграмма (Business Process Model and Notation). Это позволяет детально проанализировать и оптимизировать рабочие процессы в системе, делая их более эффективными.

Эта хронологическая структура подчеркивает, как важно последовательно применять различные инструменты системного анализа на разных этапах проекта, чтобы обеспечить его успешное выполнение и избежать возможных проблем в будущем.

Заключение

Системный анализ — это ключевой процесс, помогающий в оптимизации сложных систем и улучшении бизнес-процессов. Он выходит за рамки просто технического анализа, требуя взаимодействия с заказчиком и глубокого понимания бизнес-процессов. Используя различные инструменты, такие как DFD, UML, BPMN и ER-диаграммы, специалисты могут быстро и эффективно анализировать, и визуализировать потоки данных, моделировать системы и оптимизировать процессы.

Инструменты, как Power Bl Desktop, Miro и XRMToolBox, каждый со своими преимуществами, позволяют удобно работать с ER-диаграммами. Шаг за шагом, от анализа и определения требований до проектирования и оптимизации бизнес-процессов, системный анализ помогает создать более эффективные и функциональные системы. Советы и лайфхаки по работе с основными инструментами и методологиями системного анализа могут быть ценными для специалистов, стремящихся улучшить свои навыки и создать лучшие системы для своих заказчиков. Улучшение процесса системного анализа может быть достигнуто через правильное использование доступных инструментов и методологий, что в конечном итоге приведет к значительному улучшению производительности и эффективности бизнес-процессов.