top of page
  • Writer's pictureSarov+

Лучшие практики использования коннектора 'Approvals' в Microsoft Dynamics 365

Updated: Oct 29, 2023

В современном бизнес-окружении высоко ценятся эффективность и прозрачность процессов, что способствует сохранению оперативности и конкурентоспособности компаний. Это особенно важно, когда речь идет о процессах утверждения, включающих одобрение различных документов, предложений, проектов и прочих ключевых материалов. Данные процессы требуют тщательной координации между различными отделами и уровнями управления, что, в свою очередь, подразумевает наличие эффективных инструментов для управления.

illustration mail check

На рынке доступно множество инструментов и платформ, которые могут упростить и автоматизировать процессы утверждения, минимизируя возможные ошибки и задержки. Однако в данной инструкции мы сосредоточимся на использовании основных решений от Microsoft, известных своей надежностью, гибкостью и интеграцией с другими корпоративными системами. Эти инструменты являются простыми и удобными в использовании, что делает их ценным выбором для тех, кто хочет быстро и легко улучшить процессы утверждения в своей организации. Новые возможности, предлагаемые данными решениями, позволяют установить более эффективные и понятные процедуры утверждения, обеспечивая тем самым лучшее взаимодействие между отделами и уровнями управления.


А узнать больше про использование коннектора 'Approvals' на практике можно в нашем видео:


Microsoft Approvals


Коннектор "Approvals" от Microsoft представляет собой простое и доступное решение "из коробки" для организации основных процессов утверждения в рамках потоков Microsoft Power Automate. Этот удобный коннектор позволяет быстро отправлять уведомления по электронной почте назначенным утверждающим и фиксировать их ответы. Использование коннектора "Approvals" оказывается ценным для обеспечения аудита, соблюдения нормативных требований, ответственности и внедрения рабочих процессов утверждения как в структурированных, так и в неструктурированных сценариях в Microsoft Teams.


Эта инструкция поможет вам понять, как легко установить и использовать коннектор, чтобы улучшить рабочие процессы и избавиться от проблем с утверждениями в вашей команде. Открывая новые возможности для изучения и заработка, коннектор делает процесс утверждения лучше и более эффективным.

Opportunity Close approval

Пользователи могут воспользоваться различными действиями, предоставляемыми коннектором "Approvals" для автоматизации процессов утверждения. Например, существуют действия для начала процесса утверждения и ожидания его завершения, а также для ожидания завершения указанного процесса утверждения.


Среди параметров, которые можно настроить в рамках этих действий, — выбор типа утверждения и динамический ввод для создания утверждения указанного типа​.

Кроме того, коннектор "Approvals" позволяет быстро интегрировать рабочие процессы утверждения в существующие бизнес-приложения, которые изначально не имеют собственной системы утверждений, с помощью кастомных коннекторов в Microsoft Teams​​. Это обеспечивает гибкость и расширяемость, позволяя пользователю легко адаптировать процессы утверждения под свои уникальные бизнес-требования.


Также, в рамках процесса утверждения можно устанавливать сроки для утверждения или использовать режим онлайн-ответов, что делает коннектор "Approvals" удобным инструментом для различных сценариев бизнес-процессов.

Коннектор "Approvals" предлагает гибкие настройки для пользователей, например, возможность добавлять утверждающих (approvers) как вручную, так и автоматически, а также добавлять комментарии и загружать дополнительные файлы. Эти функции облегчают процесс утверждения, делая его более адаптируемым к потребностям организации.


Чтобы начать процесс утверждения, можно использовать различные триггеры, что обеспечивает гибкость в автоматизации рабочих процессов. В зависимости от требований к процессу утверждения, можно выбрать, чтобы утверждение считалось полным, когда один из утверждающих ответил ("First to respond"), или когда все утверждающие подтвердили утверждение ("Everyone must approve").

Интеграция с Business Process Flow


Интеграция с Business Process Flow (BPF) открывает двери к улучшению и автоматизации процессов утверждения в организациях через удобный инструмент "Approvals". Это предложение превращает движение задач по рабочей цепочке в более гладкий и контролируемый процесс. Приведенный ниже пример ясно демонстрирует, как можно избавиться от основных проблем и как установить этот процесс в вашей рабочей среде для достижения лучшей эффективности:

Business process flow

Предположим, сотрудник компании подготовил коммерческое предложение (quote) для утверждения своим руководителем. Вместо того чтобы отправлять предложение через электронную почту или другие каналы коммуникации, сотрудник может использовать функциональные возможности Business Process Flow для инициации процесса утверждения.

  1. Инициация процесса: Сотрудник начинает процесс, нажав кнопку "запустить flow" в системе. Это автоматически создает задачу в инструменте "Approvals" и инициирует процесс утверждения.

  2. Добавление деталей: После этого сотрудник может добавить важные детали к запросу на утверждение, такие как комментарии, дополнительные файлы и документы, а также указать сроки, когда утверждение требуется завершить.

  3. Назначение ответственного за утверждение: Сотрудник также может указать персону (или группу лиц), от которой ожидается утверждение. Это может быть его непосредственный руководитель, команда руководителей или отдел утверждения.

  4. Мониторинг и уведомления: В процессе утверждения все участники могут отслеживать статус запроса на утверждение в реальном времени. Система также может отправлять автоматические уведомления по электронной почте или через мобильные приложения, информируя о ходе процесса и о любых изменениях статуса.

  5. Архивация и отчетность: После завершения процесса утверждения все данные, связанные с запросом на утверждение, архивируются для будущей отчетности и анализа. Это помогает обеспечить прозрачность и отчетность по всем процессам утверждения в организации.

Интеграция с Business Process Flow упрощает управление процессами утверждения, делая их более эффективными и прозрачными для всех участников. Это, в свою очередь, помогает ускорить процесс принятия решений и улучшить общую производительность работы.

Ограничения и Контроль

illustration idea

Система была внедрена с основной целью обеспечения строгости и последовательности в рабочих процессах организации, что, как следствие, влечет за собой определенные ограничения. Одним из ключевых ограничений является то, что сотрудник не может переходить к следующим этапам процесса без получения предварительного утверждения. Это достигается благодаря установке специального поля "Approval Result", которое является обязательным для заполнения и остается заблокированным до момента получения соответствующего утверждения. Такая мера предоставляет возможность для тщательного контроля и управления рабочими процессами на каждом этапе, что в свою очередь помогает уменьшить вероятность ошибок и улучшить качество выполнения задач.


Кроме того, данная система контроля помогает обеспечить прозрачность и отчетность в процессах утверждения, что является важным аспектом для поддержания корпоративной дисциплины и ответственности сотрудников. Сотрудники имеют возможность в любой момент обратиться к данным системы для проверки статуса утверждения, что также ускоряет процесс принятия решений и улучшает коммуникацию между отделами.


В добавок, введение этого механизма контроля может быть дополнено внедрением автоматизированных систем уведомлений, которые будут информировать сотрудников о статусе их запросов на утверждение в режиме реального времени. Это не только оптимизирует рабочий процесс, но и позволяет сотрудникам быстрее реагировать на изменения, возникающие в ходе процесса утверждения.


Также, система может быть дополнена модулем аналитики для мониторинга и анализа эффективности процессов утверждения. Это позволяет руководству организации получать ценную обратную связь и оптимизировать процессы утверждения на основе полученных данных, что в долгосрочной перспективе способствует повышению эффективности работы организации в целом.


Доставка Approvals


В современных корпоративных системах, ключевой момент заключается в том, чтобы эффективно управлять уведомлениями и запросами на утверждение для поддержания основного рабочего процесса и своевременного выполнения задач.


Система "Approvals" в Power Automate является ценным инструментом для автоматизации процесса утверждения, что делает его простым и удобным в использовании. Однако, для достижения лучшей эффективности, важно улучшить процесс уведомления всех заинтересованных сторон о необходимости утверждения.

В этом контексте, коннектор "Approvals" играет специальную роль, обеспечивая быструю доставку уведомлений в различные платформы коммуникации.


Инструкция по настройке коннектора "Approvals" поможет избавиться от проблем с уведомлениями и установить эффективное взаимодействие между командами, что в свою очередь, способствует более гладкому рабочему процессу. С изучением новых возможностей Power Automate, компании могут быстро адаптироваться к изменениям и зарабатывать на улучшении производительности процессов.

quote academy test

Одной из ключевых особенностей коннектора "Approvals" является его способность отправлять уведомления о необходимости утверждения в трех основных точках контакта: на электронную почту, в Microsoft Teams, и непосредственно в раздел "Approvals" в Power Automate. Это обеспечивает гибкость и своевременное уведомление, а также упрощает процесс утверждения для пользователей.

  • Уведомления по электронной почте: Это классический и проверенный способ уведомления пользователей о необходимости утверждения. Уведомления по электронной почте могут содержать детальную информацию о запросе на утверждение, включая ссылки для быстрого доступа к документам или формам для утверждения.

  • Microsoft Teams: Как платформа для совместной работы, Microsoft Teams является отличным местом для отправки уведомлений о необходимости утверждения, особенно в больших командах или проектах. Уведомления в Teams могут быть настроены так, чтобы включать в себя все необходимые ссылки и инструкции, упрощая процесс утверждения.

  • Раздел "Approvals" в Power Automate: Этот раздел предлагает централизованный интерфейс для управления всеми запросами на утверждение, что упрощает отслеживание статуса запросов и ускоряет процесс утверждения.

Каждый из этих каналов доставки уведомлений имеет свои преимущества и может быть настроен в соответствии с конкретными потребностями организации. Это обеспечивает максимальную прозрачность и эффективность процесса утверждения, что, в свою очередь, способствует улучшению общей производительности и соблюдению сроков выполнения задач.

Расширенная Реализация с Автоматическим Утверждением


Основной Flow


В изложенном основном потоке работы (Flow) включена система автоматизации для управления процессом утверждения предложений (quotes) на основе уровня предложенной скидки. Суть этой системы заключается в том, что каждое предложение автоматически анализируется с целью определения уровня скидки. После анализа, в зависимости от результатов, предложение либо быстро утверждается автоматически, либо направляется на ручное утверждение руководителем. Процесс автоматического утверждения инициируется, если уровень скидки не превышает 15%. Это может значительно ускорить процесс утверждения и улучшить эффективность работы руководства, позволяя им сосредотачиваться на более важных или сложных случаях. Таким образом, система обеспечивает, что все предложения с более высоким уровнем скидки будут тщательно рассмотрены руководством перед утверждением. Это простой и понятный способ улучшить процесс утверждения предложений, делая его более эффективным и менее трудоемким для руководства.

illustration work on laptop

В приведенном примере уровень скидки составляет более 15%, что автоматически инициирует процесс ручного утверждения. После получения запроса на утверждение, руководитель внимательно изучает детали предложения, учитывая различные факторы, включая, но не ограничиваясь, общую стоимость сделки, потенциальную выгоду для компании и соответствие корпоративным стандартам и политикам. Этот шаг помогает обеспечить, что предоставляемые скидки соответствуют стратегическим и финансовым целям компании, и что каждое утвержденное предложение будет в конечном итоге выгодным для организации.


Таким образом, данный основной поток работы помогает оптимизировать процесс утверждения предложений, обеспечивая быстрое утверждение в стандартных случаях и тщательное рассмотрение в случаях, требующих внимания со стороны руководства.


Уведомления


Когда требуется утверждение руководства, запрос на утверждение приходит через несколько каналов: в Microsoft Teams, на электронную почту, а также в раздел "Approvals" в Power Automate. В зависимости от предпочтений пользователя, он может ответить через любой из этих каналов.

illustration message

Обработка Flow

illustration statistic

После того, как руководитель утверждает "quote", flow выполняется успешно. Сотрудник, который отправил запрос на утверждение, получает уведомление о том, что его "quote" была утверждена. Также существует возможность сохранить результат в формате PDF и получить уведомление на электронную почту.

Этот flow также собирает информацию об отправителе и получателе, проверяет уровень скидки, и запускает процесс утверждения. После того, как утверждение происходит, значение поля обновляется. Если "quote" утверждено, то в business process flow заполняется поле, которое позволяет двигаться дальше. Если "quote" отклонено, то отправляется уведомление об отклонении, а поле остается пустым, чтобы предотвратить дальнейшее продвижение.


Изменение Подхода к Утверждениям


В процессе общения с клиентами мы обнаружили, что существуют более сложные случаи, которые требуют от нас учета большего числа различных сценариев. Например, нам может понадобиться трекинг ответов: кто ответил, какой ответ был дан, сколько времени потребовалось для ответа и другие факторы. В результате, мы решили пересмотреть наш подход к утверждениям и создать новый поток, который создает "cases" для утверждений вместо стандартного процесса.

illustration questions

Этот новый поток создает "cases" в business process flow и запускается с помощью кнопки, которая запускает поток. Этот поток также проверяет, активна ли "quote" и уникальна ли она. Если это не так, поток останавливается, и отправляется сообщение с требованием активировать или закрыть другие "quotes".


Заключение


В современном корпоративном мире стремление к эффективности и прозрачности процессов является неотъемлемым элементом, особенно когда дело доходит до процессов утверждения. Использование стандартных решений Microsoft для создания процессов утверждения, таких как коннектор "Approvals", обеспечивает удобный и понятный способ автоматизации этих задач. Эта система не только проста в использовании, но и предлагает специальные функции для улучшения контроля над процессом и уведомлений. Интеграция с "Business Process Flow" улучшает удобство реализации, позволяя легко строить и адаптировать процесс утверждения в зависимости от конкретных бизнес-требований.


illustration settings

С автоматическим утверждением, основанным на уровне скидки, и многочисленными каналами уведомлений, система обеспечивает гладкое движение по процессу утверждения, обеспечивая при этом возможность быстрого реагирования и обратной связи от руководства. Отслеживание и анализ данных об утверждении также подчеркивают возможность улучшения и адаптации процесса в соответствии с изменяющимися бизнес-требованиями.

illustration grow up

В заключение, доступные инструменты Microsoft, такие как "Approvals" и "Business Process Flow", предлагают простые, но эффективные решения для улучшения и автоматизации процессов утверждения в корпоративной среде. Это, в свою очередь, помогает организациям сохранять контроль, улучшать эффективность и продвигаться вперед в быстро меняющемся бизнес-ландшафте.

Читайте продолжение данной статьи.

Рекомендации:

  1. Исследование Инструментов: Рассмотрите возможность использования коннектора Microsoft "Approvals" и других стандартных решений Microsoft для автоматизации процессов утверждения. Исследуйте функциональные возможности и определите, какие из них наилучшим образом соответствуют потребностям вашей организации.

  2. Интеграция с Business Process Flow: Интегрируйте "Approvals" с "Business Process Flow" для удобства реализации процесса утверждения. Это позволит упростить процесс подачи запросов на утверждение и отслеживания их статуса.

  3. Автоматическое Утверждение: Разработайте логику для автоматического утверждения предложений на основе определенных критериев, например, уровня скидки. Это может существенно ускорить процесс утверждения и уменьшить нагрузку на утверждающих.

  4. Многоканальные Уведомления: Убедитесь, что система отправляет уведомления через различные каналы, такие как электронная почта, Microsoft Teams и раздел "Approvals" в Power Automate, чтобы утверждающие были в курсе ожидающих их действий.

  5. Обработка и Отслеживание: Разработайте механизмы для отслеживания и анализа процесса утверждения, включая время ответа, количество запросов на утверждение и результаты утверждения.

  6. Расширенная Реализация: Рассмотрите возможность создания дополнительных потоков для более сложных сценариев утверждения, которые требуют учета дополнительных факторов или действий.

  7. Постоянное Обновление: На основе отзывов пользователей и анализа эффективности текущей системы, регулярно пересматривайте и обновляйте ваш подход к процессам утверждения, чтобы обеспечить максимальную эффективность и удовлетворение потребностей организации.

  8. Обучение и Поддержка: Обеспечьте надлежащее обучение и поддержку пользователей для эффективного использования инструментов утверждения. Создайте базу знаний или инструкции для помощи сотрудникам в освоении системы утверждения.


5 views0 comments

תגובות


bottom of page