В этой статье мы продолжим говорить о том, как менялся процесс отчетности в одном из наших проектов, который связан с продажами и организацией офлайн-ивентов. Задача заключалась в том, чтобы создать более эффективную и подробную отчетность на основе данных из системы Dynamics 365 CRM, используя Power BI. Мы разберем, как выглядела предыдущая версия отчета, какие потребности возникли у клиента и как была изменена структура данных для обеспечения точных и полных отчетов. Также остановимся на специфике отчетности для офлайн-ивентов, где была добавлена новая таблица данных и усложнились фильтры.
А узнать больше про это решение можно в нашем видео:
Предыдущая версия отчета
Изначально отчет, который был у клиента, был основан на достаточно стандартной модели данных. В нем использовалась таблица с лидами, где фиксировались переходы в различные статусы, что позволяло строить воронку продаж или пайплайн. Модель данных работала с одной таблицей, что упрощало извлечение данных для отчетности. Однако отчетность была ограничена, так как данные отображались только для части лидов, которые попадали в так называемый пилотный проект — Lead Optimization Pilot. Также существовало два подхода к отображению данных: один по дате создания лида, другой — по дате изменения его статуса.
Потребность клиента
Когда отчет был представлен, клиент был удовлетворен его функциональностью, но вскоре появились новые требования. Менеджер по продажам отметил, что отчет нужно дополнить, так как не хватает данных по изменениям владельцев лидов. К примеру, если один человек работал с ледом на одной стадии, а другой — на следующей, эта информация должна быть зафиксирована в отчете. Стандартная структура данных, с которой мы работали, не позволяла отслеживать изменения владельцев, что привело к необходимости изменений в модели данных.
Клиент также запросил более детализированную отчетность, чтобы видеть все переходы и изменения статусов лидов на разных стадиях их обработки, а также отслеживать взаимодействие с каждым лидом на протяжении всего процесса.
Структура данных для основного процесса продаж
Для того чтобы удовлетворить требования клиента, было решено изменить структуру данных. Вместо одной таблицы для всех операций была создана новая таблица для отслеживания изменений статусов и владельцев (Lead Status Trackings). Каждый раз, когда происходило изменение, фиксировалась новая запись, называемая "снапшотом". Это позволило нам отслеживать все изменения, включая смену владельца лида. Также была внедрена логика для деактивации дублей, что обеспечило корректность данных, так как иногда лиды объединялись, и происходили нежелательные дублирования в отчетах.
Структура данных для офлайн-ивентов
В отличие от основного процесса продаж, процесс для офлайн-ивентов потребовал более сложной структуры данных. Помимо основной таблицы с лидами, для обработки данных по ивентам была добавлена отдельная таблица семинаров, что значительно усложнило фильтрацию и создание отчетности. Важно было учитывать случаи, когда лид менял ивент, например, переносил участие с одного мероприятия на другое. Эти изменения также нужно было фиксировать в данных.
Более того, была внедрена дополнительная логика для отслеживания данных о гостях, которые были приглашены лидом на семинар, а также о статусе их регистрации и участия. Эти данные добавлялись в снапшоты, что позволило отслеживать все изменения в контексте семинаров и их участников. Это также повлияло на структуру отчетности, так как нужно было объединить данные из нескольких таблиц, чтобы предоставить полную информацию о каждом лид-ивенте.
Заключение
Изменения в модели данных и расширение отчетности позволили клиенту получить более полную картину о процессе продаж, включая более детализированную информацию о каждом лиде и семинаре. Несмотря на сложности, такие как необходимость отслеживания изменений владельцев и семинаров, новый подход к отчетности дал клиенту возможность более точно анализировать процесс продаж и оптимизировать его. Этот опыт подтверждает важность гибкости и готовности к изменениям в модели данных, чтобы удовлетворить уникальные потребности бизнеса и создать эффективную систему отчетности.
Comments