top of page
  • Writer's pictureSarov+

Как создать и экспортировать шаблоны в CRM: Полный гид по генерации PDF документов

Updated: Oct 29, 2023

Как создать и экспортировать шаблоны в CRM-системах является основным аспектом для улучшения управления взаимоотношениями с клиентами. Использование шаблонов позволяет быстро автоматизировать множество рутинных процессов и установить консистентность в подходе к коммуникациям. Это особенно ценно при генерации PDF-документов, которые можно легко отправить клиентам или сохранить для внутреннего использования. Давайте рассмотрим этот процесс более детально, чтобы понять, как можно улучшить и ускорить создание шаблонов, делая его более понятным и удобным.

illustration paper work

А подробнее про создание шаблонов и экспорт их в PDF можно узнать в нашем видео:


1. Создание Templates в CRM


Как создать шаблоны в CRM-системе является основным аспектом установки, так как это помогает улучшить и унифицировать обработку документов. Шаблоны документов могут быть ценными для создания предложений, контрактов, отчетов и других типов документов, необходимых в вашей ежедневной работе. Процесс создания шаблонов в CRM может быть легко адаптирован под потребности конкретной организации. Ниже представлены подробные инструкции о том, как быстро и удобно построить шаблоны в CRM для улучшения ваших бизнес-процессов:

template for Dynamics 365

1. Доступ к настройкам:

  • Войдите в систему CRM с правами администратора или пользователя, у которого есть соответствующие права на изменение настроек.

  • Перейдите в раздел "Advanced settings" (Расширенные настройки) в главном меню CRM.

2. Переход к шаблонам:

  • В разделе "Advanced settings" выберите опцию "Templates" (Шаблоны) для доступа к списку существующих шаблонов и создания новых.

3. Создание нового шаблона:

  • Нажмите на кнопку "New" (Новый) или "Create new template" (Создать новый шаблон), чтобы начать процесс создания шаблона.

  • Выберите тип шаблона "Document template" (Шаблон документа) и, если это предусмотрено системой, выберите формат файла, например, Word template (Шаблон Word).

4. Выбор сущности:

  • Выберите entity (сущность) из выпадающего списка. В данном случае, это будет "opportunity" (возможность).

5. Настройка связанных полей:

  • Если в вашем шаблоне есть поля, которые ссылаются на другие сущности, вы можете указать их, выбрав "Select entity" (Выбрать сущность) и затем выбрав соответствующие связи.

6. Дизайн и структурирование шаблона:

  • Создайте нужный дизайн и структуру шаблона, используя доступные инструменты форматирования и вставки полей CRM. Здесь вы можете настроить шрифты, цвета, таблицы и другие элементы дизайна.

7. Сохранение и тестирование шаблона:

  • После завершения настройки шаблона, сохраните его, нажав кнопку "Save" (Сохранить).

  • Протестируйте шаблон, создав пробный документ и убедитесь, что все поля заполняются корректно и документ выглядит так, как вы планировали.

8. Развертывание шаблона:

  • Как только вы удовлетворены результатом, разверните шаблон для всей организации, чтобы другие пользователи могли его использовать. Этот процесс может незначительно отличаться в зависимости от конкретной CRM системы, но основные шаги останутся примерно такими же. Если требуется дополнительная кастомизация, рекомендуется обратиться к документации CRM или к вашему администратору системы.

2. Работа со Связанными Entity


Обработка связанных сущностей в среде multi-fill может быть упрощена с помощью некоторого планирования и исполнения. Основная проблема здесь заключается в том, что требуется управлять множеством связанных полей, каждое из которых может указывать на разные сущности. Например, поле "seller" может иметь ссылки на две различные сущности: "contact" и "user". Это добавляет слой сложности, поскольку необходимо обеспечить правильное связывание данных между этими полями. Однако, зная, как управлять этими связями, можно улучшить процесс обработки данных. Существует несколько способов улучшить этот процесс, включая использование новых и более удобных инструментов для управления связями между полями. Установив понятные и доступные системы для управления этими связями, можно быстро и легко избавиться от возможных проблем, улучшив тем самым общее управление данными.

Entity

Рассмотрим несколько аспектов, которые могут помочь эффективно решить проблему multi-fill в контексте работы со связанными entity:


a) Структурирование данных: Одним из первых шагов в управлении связанными entity является создание четко структурированной базы данных, которая может легко управлять связями между различными полями. Это поможет обеспечить целостность данных и упростит процесс связывания данных.


b) Идентификация и управление связями: Важно точно определить, какие поля связаны с какими entity, и управлять этими связями в эффективной манере. Это может включать в себя создание отдельных таблиц для каждой связи или использование специализированных инструментов управления связями.


c) Обработка ошибок: В случае возникновения ошибок при связывании данных, важно иметь механизмы для их обнаружения и исправления. Это может включать в себя логирование ошибок, а также создание системы валидации для обеспечения правильности связей.


d) Оптимизация производительности: Сложные связи между entity могут сказаться на производительности системы. Разработка стратегий оптимизации, таких как индексирование связанных полей и кэширование данных, может помочь улучшить производительность и обеспечить более эффективное управление связанными entity.


e) Обеспечение безопасности: Управление доступом и обеспечение безопасности данных является критически важным аспектом при работе со связанными entity. Реализация соответствующих механизмов безопасности поможет предотвратить несанкционированный доступ и утечку данных.


f) Тестирование и мониторинг: Проведение тщательного тестирования и мониторинга процесса работы со связанными entity поможет выявить и исправить возможные проблемы на ранних стадиях, обеспечивая таким образом более высокий уровень надежности системы.

Через эти шаги, можно создать надежную и эффективную систему для управления связанными entity в условиях multi-fill, что, в конечном итоге, повысит качество и надежность обработки данных в системе.

3. Вставка Полей в Шаблон


Легко начать процесс вставки полей в шаблон, перейдя в режим разработчика, который открывает доступ к специальным инструментам и функциям, упрощающим эту задачу. Затем быстро переходим в область сопоставления XML, где представлены все доступные поля из выбранной сущности и связанные сущности. Этот раздел представляет собой понятный визуальный интерфейс для просмотра и управления данными, что делает его удобным для быстрого выполнения основной задачи.

Memorandum of agreement

  1. Просмотр доступных полей: В области сопоставления XML, можно просмотреть все доступные поля из выбранной сущности, а также связанные сущности. Это помогает понять, какие данные можно вставить в шаблон.

  2. Выбор нужного поля: Пролистывая список доступных полей, выбираем нужное поле для вставки в шаблон. Это может быть, например, поле для ввода текста, выбора даты или числовое поле.

  3. Вставка поля в шаблон: После выбора нужного поля, нажимаем правой кнопкой мыши на выбранное поле, и в контекстном меню выбираем опцию "вставить элемент управления". Затем в диалоговом окне выбираем нужный тип элемента управления, например, "форматированный текст", "чекбокс" или "выпадающий список".

  4. Настройка форматирования и параметров поля: После вставки поля в шаблон, можно настроить его параметры и форматирование. Например, можно задать формат отображения данных, добавить валидацию или настроить связи с другими полями.

  5. Использование multi-fill: Если требуется вставить одно и то же поле в нескольких местах шаблона или вставить множество полей одновременно, можно использовать функцию multi-fill. Эта функция позволяет ускорить процесс вставки полей, особенно полезно при работе с большими шаблонами.

  6. Предварительный просмотр и тестирование: После вставки и настройки всех нужных полей, рекомендуется провести предварительный просмотр шаблона и тестирование его работы. Это поможет убедиться, что все поля вставлены и настроены корректно, и шаблон готов к использованию.

  7. Сохранение и публикация шаблона: После завершения вставки полей и настройки шаблона, сохраняем его и публикуем для последующего использования.

Процесс вставки полей может быть довольно длительным и требовать внимания к деталям, особенно при первой настройке или при работе с сложными шаблонами. Эффективное использование функций, таких как multi-fill, а также знание возможностей режима разработчика, может значительно упростить и ускорить этот процесс.

4. Экспорт и Загрузка Templates

Export page for PDF

Создание эффективных и профессионально оформленных документов — важный аспект работы любой организации. Шаблоны документов позволяют обеспечить единообразие и высокое качество оформления, экономя при этом время сотрудников. В данном разделе рассмотрены шаги по экспорту созданных шаблонов и их загрузке в систему управления отношениями с клиентами (CRM).

Сохранение Шаблонов

  1. Создание Шаблона: Прежде всего, необходимо создать шаблон документа, используя доступные инструменты редактирования. После завершения редактирования, убедитесь, что все элементы шаблона расположены корректно и выполнены в едином стиле.

  2. Сохранение на Компьютере: После того как шаблон готов, его можно сохранить на компьютере. Выберите формат файла DOCX в диалоговом окне сохранения, укажите желаемое имя файла и выберите папку для сохранения.

Загрузка Шаблонов в CRM

  1. Переход в Раздел "Templates": Затем, переходим в раздел "Templates" в системе CRM. В этом разделе хранятся все доступные шаблоны документов.

  2. Загрузка Шаблона: Нажмите кнопку "Загрузить" или "Upload", чтобы открыть диалоговое окно загрузки файлов. Выберите сохраненный ранее файл шаблона и нажмите кнопку "Открыть" или "Open". Шаблон будет загружен в систему и появится в списке доступных шаблонов.

Использование Шаблонов

  1. Выбор Шаблона при Экспорте: При экспорте документа в формат PDF, можно выбрать нужный шаблон из списка. В зависимости от выбранного шаблона, документ будет автоматически форматирован и заполнен соответствующими данными.

  2. Просмотр и Редактирование: Перед экспортом можно предварительно просмотреть документ, чтобы убедиться, что все данные корректно заполнены и оформлены. При необходимости, можно внести корректировки в шаблон или выбрать другой шаблон из списка доступных.

Экспорт и загрузка шаблонов являются простыми и быстрыми процессами, которые помогают обеспечить единообразие и профессионализм документооборота компании.

5. Обработка Условий и Проблемы с "if" Условиями


App dashboard

При разработке системы на основе шаблонов (templates), мы столкнулись с рядом задач, связанных с обработкой условий. Основная проблема возникла при попытке отобразить различные данные в зависимости от конкретных условий, особенно при работе с полем "owner" в контексте multi field сценария. Нам нужно было выбирать информацию из связанных сущностей "user" и "contact", и на этапе реализации мы столкнулись с ограничениями, связанными с использованием условных операторов "if" в Microsoft Word.


Основная проблема заключалась в том, что после получения и обработки данных невозможно было обновить сгенерированный PDF документ. Это было связано с ограничениями программного обеспечения: после выполнения условных операторов и генерации документа в формате PDF, последующее обновление данных в документе становилось невозможным.


Кроме того, проблема усложнялась из-за того, что невозможно было точно определить, какую информацию нужно отображать в зависимости от типа связанной сущности. Это создавало дополнительные трудности при попытке обеспечить точное соответствие между отображаемой информацией и конкретными условиями.

6. Проблемы с Toggles


Кроме того, столкнулись с трудностями при работе с toggles (переключателями), которые также должны были быть заполнены в шаблоне. Эту задачу также не удалось решить эффективным способом в рамках стандартных функций Word.

7. Решения и Надстройки


В стремлении улучшить работу с шаблонами и избавиться от возникающих проблем, были быстро выделены некоторые улучшения для Microsoft Word, основной целью которых является облегчение взаимодействия с шаблонами. Эти дополнения могут значительно расширить функционал основной программы, включая в себя внедрение новых возможностей, таких как условные операторы "if". Это позволяет пользователю легко и понятно установить и использовать специальные условные операторы, делая процесс работы более удобным и доступным.

Upload Template

Надстройки для Microsoft Word могут быть классифицированы по нескольким категориям, в зависимости от их функционала:

  • Управление шаблонами: некоторые надстройки позволяют улучшить процесс управления шаблонами, предлагая возможности для организации, поиска и быстрого доступа к шаблонам прямо из пользовательского интерфейса Word.

  • Динамическое заполнение шаблонов: другие надстройки могут автоматизировать процесс заполнения шаблонов данными из внешних источников, таких как базы данных или системы управления отношениями с клиентами (CRM).

  • Условная логика: некоторые дополнения вводят функционал условной логики, позволяя создавать более сложные и гибкие шаблоны с использованием условных операторов, таких как "if".

  • Интеграция с другими системами: определенные надстройки обеспечивают глубокую интеграцию с системами управления отношениями с клиентами (CRM) или другими бизнес-приложениями, что может значительно улучшить эффективность работы.

Однако, использование дополнительных надстроек может влечь за собой определенные сложности. Во-первых, это может потребовать дополнительных финансовых расходов на приобретение лицензий. Во-вторых, интеграция с CRM или другими системами может потребовать предоставления доступа к конфиденциальной информации, что может быть нежелательным для некоторых заказчиков из-за возможных рисков, связанных с безопасностью данных. Также стоит отметить, что внедрение новых технологий может потребовать дополнительного времени и ресурсов на обучение персонала, адаптацию существующих процессов и тестирование системы в целом.

8. Варианты Решения Конкретного Кейса


Проблема добавления двух buyers в один PDF документ потребовала альтернативного подхода, поскольку стандартное "if" условие не могло обеспечить требуемую функциональность. После обсуждения, были предложены два основных варианта решения данной задачи.

Document automation D365

1. Создание Двух Отдельных Шаблонов


Первый вариант предполагал создание двух отдельных шаблонов (templates) для каждого buyer. Это позволило бы обработать информацию о каждом покупателе отдельно, обеспечив точное соответствие требованиям каждого из них. Однако, этот подход может быть трудозатратным в плане разработки и поддержки, так как потребует создания и обновления двух разных шаблонов.

Преимущества:

  • Индивидуальный подход к каждому buyer.

  • Возможность точно соответствовать уникальным требованиям каждого покупателя.

Недостатки:

  • Увеличение времени и ресурсов на разработку и поддержку.

  • Возможные сложности с обновлением информации в будущем.

2. Использование Одного Шаблона с Разделением Buyers


Второй вариант решения включал в себя использование одного общего шаблона, но с разделением информации о buyers с помощью таблицы и адресов. Этот подход может быть более экономичным и удобным для разработчиков, так как минимизирует необходимость в создании и поддержке множества шаблонов.

Преимущества:

  • Экономия времени и ресурсов за счет использования общего шаблона.

  • Упрощение процесса обновления и поддержки.

Недостатки:

  • Возможные ограничения в индивидуализации информации для каждого buyer.

  • Потенциальное усложнение структуры документа, что может затруднить восприятие информации заказчиком.

Оба варианта находятся в процессе оценки с целью определения наиболее подходящего и удобного решения для заказчика. Это включает в себя анализ затрат, времени разработки, удобства поддержки и возможности соответствия уникальным требованиям каждого buyer. Взаимодействие с заказчиком и получение его обратной связи является ключевым аспектом в процессе принятия окончательного решения по выбору подхода для реализации данного кейса.

Заключение


В данной статье мы подробно рассмотрели процесс создания и экспорта шаблонов в CRM системах для генерации PDF документов. Изучение данного процесса позволяет облегчить работу с связанными entity и улучшить процесс обновления шаблонов при возникновении изменений в CRM. Однако, в процессе работы могут возникнуть проблемы, например, с multi-fill полями и условиями "if" в Microsoft Word, которые могут затруднить вставку полей в шаблон и обработку условий. Решение этих проблем возможно через использование специальных надстроек для Word, хотя это может потребовать дополнительных расходов и предоставление доступа к CRM, что может быть неприемлемым для некоторых пользователей.


Обратив внимание на возможные трудности, мы рассмотрели и предложили варианты решения конкретных кейсов, например, с добавлением двух buyers в один PDF документ. Эти варианты включают создание двух отдельных шаблонов или использование одного шаблона с разделением buyers таблицей и адресами. Это позволяет более гибко подходить к генерации документов, делая процесс более удобным и понятным для заказчика.

illustration achieve goals

Осваивая предложенные методы и рекомендации, можно значительно улучшить процесс работы с шаблонами в CRM, делая его более простым, доступным и эффективным. Это, в свою очередь, позволит сэкономить время и ресурсы, а также избавиться от возможных проблем, связанных с генерацией документов в CRM системах.

Рекомендации


1. Планирование Структуры Шаблонов:

  • Перед началом работы, планируйте структуру шаблона, определяя ключевые entity и связи между ними.

  • Рассмотрите возможность создания нескольких шаблонов для различных целей, чтобы избежать сложности при работе с multi-fill и "if" условиями.

2. Обучение и Разработка:

  • Обучите команду работе с разделами "Advanced settings" и "Templates" в CRM.

  • Рассмотрите возможность внедрения режима разработчика для удобной вставки полей в шаблон.

3. Тестирование и Отладка:

  • Проведите тщательное тестирование шаблонов перед их экспортом, особенно проверяя корректность работы связанных entity и условных операторов.

4. Оптимизация Процесса Экспорта:

  • Разработайте четкие инструкции по сохранению и загрузке шаблонов в CRM, а также по экспорту документов в PDF.

5. Исследование Дополнительных Инструментов:

  • Исследуйте возможные надстройки для Microsoft Word, которые могут упростить работу с шаблонами и решить возникшие проблемы, например, с "if" условиями.

6.Рассмотрение Альтернативных Подходов:

  • В случае возникновения конкретных проблем или ограничений, рассмотрите альтернативные способы решения задач, например, разделение buyers таблицей и адресами в одном шаблоне или создание отдельных шаблонов для каждого buyer.

7. Обратная Связь и Улучшение:

  • Собирайте обратную связь от пользователей CRM о работе с шаблонами и проводите регулярное обновление шаблонов для улучшения процесса генерации документов.

8. Безопасность и Доступ:

  • Убедитесь, что доступ к надстройкам и определенным функциям CRM строго контролируется, чтобы предотвратить несанкционированный доступ или изменения в шаблонах.

Эти рекомендации помогут обеспечить эффективное создание, обновление и использование шаблонов в CRM-системах для генерации PDF-документов, а также помогут избежать некоторых распространенных проблем и трудностей, описанных в статье.

4 views0 comments

Comments


bottom of page