top of page
  • Writer's pictureSarov+

Как сделать вашу работу с документами проще с SharePoint и Microsoft Flow

Updated: Mar 14

В современной деловой атмосфере, подчеркивающей важность каждой минуты, основное внимание уделяется улучшению автоматизации документооборота. Это особенно актуально при использовании таких мощных и доступных инструментов, как Microsoft SharePoint, которые способствуют настройке эффективного обращения с документами в организации. Применение Microsoft Flow (Power Automate) для автоматизации процессов в SharePoint предоставляет компаниям уникальные возможности, включая удобное отслеживание входящих файлов, например, счетов-фактур или сканов документов от клиентов. Такая потребность становится очевидной в проектах, где клиенты ищут специальные решения, позволяющие не только просто и эффективно управлять документацией, но и обеспечивать ее безопасность, доступность и упорядоченность без вмешательства человеческого фактора.


manage documentation effectively

Такая автоматизация отвечает на вызовы современного делового управления, где важно не только быстро обрабатывать большие объемы информации, но и обеспечивать ее надежное хранение и легкий доступ. Учитывая растущий объем документации, которую нужно обрабатывать, хранить и анализировать, автоматизация становится не просто удобством, а критически важной потребностью бизнеса. В этой статье мы рассмотрим практический пример создания автоматизированной системы обработки документов в SharePoint с помощью Microsoft Flow, что позволяет не только оптимизировать процессы работы с документацией, но и значительно снизить риски, связанные с возможной потерей важных данных.


А узнать больше об автоматизации работы с документами можно в нашем видео:


Первый этап: Создание папок в SharePoint с оптимизированным наименованием

Одним из ключевых аспектов нашего проекта было усовершенствование процесса создания папок в SharePoint для каждой новой компании, добавленной в систему. Традиционно, SharePoint при наименовании папок использует сложную схему, которая может включать не только название компании, но и другие поля, такие как lead или opportunity, дополняя их длинным уникальным идентификатором (GUID). Это делает названия папок сложными для восприятия и использования пользователями, которые регулярно работают с SharePoint, поскольку длинные и сложные названия усложняют навигацию и поиск необходимых документов.


Create folders in SharePoint

Решением этой проблемы стало внедрение Microsoft Flow (Power Automate), который был настроен таким образом, чтобы автоматически создавать папки для каждой новой компании с названиями, максимально упрощающими работу пользователей. Благодаря этому подходу, мы смогли обеспечить создание папок с логическими и понятными названиями, что значительно облегчило организацию документации и доступ к ней.

folder analysis

Этот процесс автоматизации не только сделал взаимодействие с SharePoint более простым и доступным для конечных пользователей, но и позволил избавиться от необходимости использовать сложные идентификаторы в названиях папок, обеспечивая их уникальность. Такой подход улучшил работу с документами в SharePoint, делая процесс более удобным и эффективным для всех участников.


Нюансы SharePoint

При разработке и внедрении автоматизированных решений с использованием Microsoft SharePoint и Microsoft Flow (Power Automate), важно учитывать ряд специфических особенностей и ограничений, влияющих на успешность интеграции. SharePoint известен своей строгостью к деталям, особенно когда речь идет о наименовании папок, что требует от разработчиков особого внимания и адаптации под эти ограничения.

 

Ограничения на символы

Character restrictions

Одним из основных нюансов, на который нужно обратить внимание, является ограничение SharePoint по использованию определенных символов в названиях папок. SharePoint не позволяет использование символов, которые могут быть интерпретированы как специальные или управляющие символы в файловых системах и URL-адресах. Такие символы включают, но не ограничиваются, угловыми скобками, звездочками, вопросительными знаками и другими. При создании новой компании и соответствующей папки в SharePoint, автоматизированные процессы должны включать логику удаления или замены этих символов для предотвращения ошибок и сбоев в работе.

 

Удаление лишних пробелов

idea development

Еще одной важной деталью является удаление лишних пробелов из названий папок, особенно пробелов в конце названий. SharePoint может отклонить создание папки или возникнуть проблемы с доступом к такой папке, если в ее названии присутствует лишний пробел в начале или в конце. Это требует от автоматизированных процессов включения логики, которая бы не только удаляла недопустимые символы, но и лишние пробелы для обеспечения корректной работы.

 

Интеграция с Document Locations


Integration with Document Locations

После обработки названий и создания папок в SharePoint, важным шагом является их интеграция с Document Locations. Это позволяет пользователям легко находить документы, связанные с конкретными записями компаний, путем перехода в раздел "Связанные" записи компании. Такая интеграция обеспечивает удобство и эффективность работы с документами, избегая путаницы и обеспечивая быстрый доступ к необходимым материалам.

careful consideration of specifics

Основной способ улучшить автоматизацию с Microsoft Flow и избавиться от проблем в управлении документами SharePoint – это внимательный учет специфики SharePoint. Установив особое внимание на детали, такие как ограничения на использование символов и избыточные пробелы, и обеспечив правильную интеграцию с Document Locations, можно значительно повысить эффективность работы с документами. Это позволяет сделать систему управления документами более организованной, доступной и удобной, обеспечивая лучший уровень управления документацией.


Второй этап: Автоматизация обработки электронных писем

После успешного создания папок в SharePoint для каждой компании, следующим шагом автоматизации стала обработка входящих электронных писем. Этот процесс включает идентификацию электронных писем, содержащих вложения, и автоматическое сохранение этих вложений в соответствующие папки SharePoint, учитывая компанию-отправителя.

 

Использование Shared Mailboxes


Using Shared Mailboxes

Основой для этого этапа стало использование Shared Mailboxes, которые позволяют централизованно собирать и обрабатывать электронные письма, направленные компании. Такие почтовые ящики можно создать через Admin Center Microsoft 365, в разделе Teams and Groups. В нашем случае, мы выбрали технического пользователя CRM admin, уже имеющего собственный почтовый ящик, и преобразовали его в Shared Mailbox. Это позволило настроить автоматическое перенаправление электронных писем с вложениями в систему обработки.

 

Настройка правил в Outlook

Setting up rules in Outlook

Для каждого пользователя, участвующего в процессе, были настроены правила в Outlook для перенаправления электронных писем с вложениями на Shared Mailbox. Важным аспектом здесь является использование функции перенаправления (redirect), а не пересылки (forward), чтобы электронное письмо сохраняло оригинального отправителя, что упрощает идентификацию компании-отправителя в дальнейшем.

 

Идентификация компании-отправителя


Identification of the sending company

При получении электронного письма с вложением, система сначала ищет компанию-отправителя, анализируя адрес отправителя. Если он совпадает с одним из электронных адресов компаний в базе данных, система автоматически идентифицирует соответствующую компанию. В случае, когда компанию не удается найти по адресу электронной почты, проводится поиск по связанным контактам. Если и это не приводит к результату, документ сохраняется в специальную папку «Общие документы» для дальнейшего ручного распределения офис-менеджером.

 

Сохранение вложений

Saving attachments

Найденные вложения автоматически сохраняются в соответствующей папке SharePoint для компании-отправителя, используя идентифицированный Document Location и извлеченный из него Related URL. Это обеспечивает организованное и целенаправленное сохранение документов, которое легко интегрируется с существующей структурой документооборота компании.

Такой подход не только упрощает процесс сохранения и категоризации документов, но и снижает риски потери важной информации и нивелирует человеческий фактор, связанный с ручной обработкой электронных писем и вложений.


Демонстрация

Demonstration to a colleague

Мы установили цель улучшить взаимодействие с нашей автоматизированной системой, предоставив доступ к простым и удобным примерам её работы. Это позволит лучше понять, как использовать систему для обработки и сохранения документов в SharePoint. Для наглядности, мы разработали специальные сценарии, которые учитывают различные условия: от источника электронного письма до наличия данных о компании или контакте в CRM.


Another mailbox

Сначала мы тестировали систему, отправляя электронное письмо от одного из наших тестовых контактов, к которому была прикреплена картинка из Dynamics 365. Это письмо было адресовано как нашему личному почтовому ящику, так и почтовому ящику технического пользователя, задействованного в автоматизации. После небольшой задержки, необходимой для обработки, наш flow успешно идентифицировал отправителя, нашел соответствующую компанию в CRM и сохранил файл в соответствующей папке SharePoint этой компании. Проверка папки в SharePoint подтвердила, что файл «Dynamics 365.png» был успешно сохранен.


Receiving an email in Outlook

Далее мы экспериментировали с отправкой электронного письма с тем же файлом, но на этот раз из почтового ящика, который не был зарегистрирован в CRM. Это должно было имитировать ситуацию, когда от клиента поступает письмо, но сведений о нем отсутствуют в нашей системе. Несмотря на ожидания, наша автоматизированная система быстро отреагировала: не найдя ни компании, ни контакта, она сохранила файл в специальную папку «Accountants Undistributed Files» для последующей обработки вручную.


Accountants Undistributed Files

Эти демонстрации показали эффективность нашей системы в автоматизации документооборота. Она не только упрощает процесс сохранения документов в соответствующих папках SharePoint, но и обеспечивает механизм для обработки случаев, когда информация об отправителе отсутствует в CRM. Таким образом, мы минимизируем риски потери важных документов и обеспечиваем высокий уровень организации документооборота в компании.


Что нужно учитывать?

При разработке и внедрении систем автоматизации с SharePoint, мы сталкиваемся с разнообразными вызовами, среди которых особенно важной является надежность работы сервиса. Наш опыт показывает, что SharePoint иногда может "выпадать" из строя из-за глобальных сбоев в системе Microsoft или из-за локальных проблем со стороны пользователя. Поэтому крайне важно разработать эффективную систему обработки ошибок (Error handling).

Одной из ключевых рекомендаций является внедрение механизмов для автоматического информирования об ошибках, которые могут возникнуть во время создания папок в SharePoint. Если процесс создания папки не удается (failed), важно иметь возможность быстро реагировать на эту ситуацию. Мы рекомендуем настроить отправку сообщений об ошибках в журнал событий или отправлять их по электронной почте ответственным лицам. Это позволит оперативно решать проблемы и обеспечить непрерывность бизнес-процессов.


Process in Power Automate

В случаях, когда невозможно предоставить обратную связь клиенту о невозможности загрузки файла, альтернативным решением может стать сохранение записи об ошибке в специализированной таблице Dataverse. Это позволит собирать и анализировать информацию об ошибках для дальнейшего усовершенствования системы.

Мы сталкивались с ситуациями, когда SharePoint не работал целый день, что приводило к остановке работы автоматизированных процессов (flows). В таких случаях важно иметь план действий для быстрого восстановления работы системы и минимизации убытков. Разработка надежных механизмов обработки ошибок и обратной связи является ключевым аспектом для поддержания высокого уровня бизнес-процессов и удовлетворенности клиентов.


continuity of work processes

Также, необходимо учитывать возможность временных сбоев в работе SharePoint и разработать стратегии их преодоления. Включение в систему функций автоматического повторения попыток сохранения документов или альтернативных путей их обработки может значительно снизить риск потери данных и обеспечить непрерывность рабочих процессов.

Благодаря такому подходу мы не только повышаем надежность наших систем автоматизации, но и обеспечиваем более эффективное взаимодействие с нашими клиентами, уменьшая влияние потенциальных перебоев на их работу.


Заключение

Использование автоматизации в SharePoint через Microsoft Flow является ключевым для улучшения процесса управления документами. Это не только делает документооборот более эффективным, но и помогает избавиться от ошибок и задержек, вызванных человеческим фактором. Основное преимущество заключается в возможности автоматического сохранения критически важных документов, включая инвойсы и сканы, обеспечивая таким образом их легкий доступ и своевременную обработку. Это предотвращает возможные задержки в платежах и штрафы за просрочку, устраняя проблемы, связанные с небрежностью или забывчивостью.

consider potential errors

Особенно важно учитывать потенциальные ошибки и сбои в работе SharePoint, которые могут повлиять на автоматизацию. Установление надежных механизмов обработки ошибок, таких как отправка сообщений о неудачах или сохранение записей о них для дальнейшего анализа, критически важно для обеспечения бесперебойной работы системы.

Автоматизация документооборота с использованием Microsoft Flow и SharePoint демонстрирует, как современные технологии могут служить мощным инструментом в руках бизнеса для повышения эффективности, снижения рисков и улучшения управления документами. Используя эти инструменты, организации могут значительно повысить свою продуктивность, обеспечивая при этом высокий уровень контроля и безопасности информации.


business process automation

В итоге, успех автоматизации бизнес-процессов в значительной мере зависит от внимательного планирования, понимания потенциальных вызовов и грамотного использования доступных технологических решений. Адаптация и интеграция таких систем как SharePoint и Microsoft Flow открывает широкие возможности для разработки гибких, эффективных и надежных решений для управления документацией и оптимизации бизнес-процессов.


Рекомендации:

  • Тщательно планируйте структуру SharePoint: Перед созданием автоматизации внимательно продумайте структуру папок и номенклатуру документов в SharePoint, чтобы обеспечить логическое и удобное размещение информации.

  • Учитывайте ограничения SharePoint: Ознакомьтесь с ограничениями SharePoint касательно названий папок и файлов, а также другими техническими нюансами, чтобы избежать ошибок при автоматическом создании папок и сохранении документов.

  • Тестируйте правила фильтрации электронных писем: Убедитесь, что правила фильтрации электронных писем работают корректно, и система правильно идентифицирует и сохраняет вложения в соответствии с заданными параметрами.

  • Настройте обработку ошибок: Разработайте механизмы обработки ошибок, которые позволят быстро реагировать на сбои в работе SharePoint или Flow, включая уведомление ответственных лиц или автоматическое сохранение информации об ошибках для анализа.

  • Обеспечьте безопасность данных: Внимательно относитесь к вопросам безопасности и ограничения доступа к конфиденциальным документам в SharePoint, устанавливая соответствующие разрешения для различных категорий пользователей.

  • Организуйте обучение пользователей: Проведите тренинги или семинары для сотрудников, которые будут работать с автоматизированной системой, чтобы они понимали, как правильно пользоваться новыми инструментами и процессами.

  • Мониторинг и оптимизация: Регулярно анализируйте работу системы и собирайте обратную связь от пользователей, чтобы выявлять "узкие места" и оптимизировать процессы для повышения эффективности и удобства работы.

2 views0 comments

Comments


bottom of page