top of page
  • Writer's pictureSarov+

Как оптимизировать рабочие процессы с помощью RSO в Dynamics 365

В условиях цифровизации и автоматизации, ключевым аспектом становится доступное и удобное управление полевыми сервисными операциями для предприятий. Dynamics 365 Field Service от Microsoft является лучшим инструментом в этой области, предлагая простую интеграцию, ценные функциональные возможности и возможность настройки. Особенно важным является модуль Resource Scheduling Optimization (RSO), который позволяет автоматизировать и оптимизировать распределение ресурсов и заданий, учитывая различные переменные и бизнес-требования. Использование этого инструмента несомненно улучшает эффективность и скорость реагирования на запросы клиентов в современном бизнесе.

RSO в Dynamics 365

В этой статье мы погрузимся в мир Dynamics 365 Field Service, осветим ключевые аспекты RSO, рассмотрим его возможности, ограничения и варианты применения. Также будет затронута тема лицензирования RSO, что представляет особый интерес для компаний, стремящихся максимизировать свою рентабельность при внедрении автоматизированных решений управления полевыми сервисами. 

А узнать больше про Resource Scheduling Optimization можно в нашем видео: 


Dynamics 365 Field Service 

Dynamics 365 Field Service, признанный лидером на рынке по версии Gartner, является ключевым инструментом в управлении рабочими процессами и ресурсами. Важность этого решения подчеркивается его широким использованием на рынке, где он конкурирует с такими решениями, как ServiceNow и Salesforce. Особенностью Dynamics 365 Field Service является его универсальность и способность адаптироваться к различным потребностям бизнеса. 


Dynamics 365 Field Service 

Календарь планирования и диаграмма Ганта 

Одним из ключевых элементов в Dynamics 365 Field Service является его календарь планирования, основанный на диаграмме Ганта. Эта функциональность позволяет пользователям наглядно видеть расписание ресурсов и заданий, а также планировать работу на ближайшие дни. Интерактивная диаграмма отображает, сколько человек и на какое время запланированы для работы на определенном объекте. 

Календарь планирования и диаграмма Ганта 

Расширенные функции планирования 

Outlook Add-in Field Service

Field Service предоставляет возможность детального планирования работы с учетом множества факторов. Пользователи могут вручную находить доступные ресурсы для конкретных задач, используя различные фильтры, такие как сервисные территории, специальные навыки, сертификаты и уровень удовлетворенности клиентов. Эти фильтры позволяют настраивать и оптимизировать рабочий процесс в соответствии с конкретными требованиями. 


Интеграция с искусственным интеллектом 

Microsoft активно интегрирует искусственный интеллект в Dynamics 365 Field Service. Примером такой интеграции являются различные add-ins для Outlook, которые могут автоматически обрабатывать электронные письма и преобразовывать их в рабочие задания. Также система предлагает функционал Work Order Recap, который позволяет анализировать историю коммуникаций и формировать отчеты по работе. 

Work Order Recap

Новые возможности в обновлениях 

Microsoft постоянно работает над обновлениями и улучшениями Field Service. Недавние обновления включают новые кастомные grid-ы, которые позволяют использовать цветовую кодировку статусов. Это нововведение значительно упрощает визуализацию и управление рабочими процессами, делая систему еще более интуитивно понятной и эффективной. 

Field Service

В целом, Dynamics 365 Field Service представляет собой комплексное решение, которое эффективно адаптируется к различным бизнес-процессам и потребностям. Благодаря его гибкости и расширенным возможностям планирования, а также интеграции с искусственным интеллектом, Field Service остается важным инструментом для управления рабочими процессами в различных отраслях.


Resource Scheduling Optimization (RSO) 

Resource Scheduling Optimization (RSO) в Dynamics 365 — это доступное и удобное приложение для автоматизированного анализа и распределения ресурсов. Являясь интегрированным компонентом системы, оно обладает простым интерфейсом и специализированным меню, ценным для создания и улучшения расписаний. 

Resource Scheduling Optimization (RSO) 

Основные Элементы RSO 

Ключевой элемент RSO - это создание и управление расписаниями. Пользователи могут определять статусы заданий, такие как "Publish" и "Run Now", и отслеживать состояние выполненных заданий. Важными аспектами являются также определение границ работы и целей системы, включая максимизацию рабочего времени ресурсов и минимизацию времени в пути. 

Scope, Goal, Schedule

Параметры Планирования и Оптимизации 

В RSO большое внимание уделяется детальному планированию и оптимизации. Например, система позволяет пользователям выбирать ресурсы из определенных географических областей или на основе конкретных характеристик. Пользователи могут настроить частоту выполнения заданий и продолжительность работы. Кроме того, RSO позволяет оптимизировать уже запланированные задания, анализируя и перераспределяя ресурсы для достижения наилучшей эффективности. 

Scope

Гибкость и Кастомизация 

RSO предоставляет возможности для гибкой настройки. Пользователи могут устанавливать различные параметры для планирования, например, определять, насколько далеко в будущее система должна планировать (например, 17 дней вперед). Также они могут устанавливать цели для каждого расписания, такие как минимизация общего времени в пути или максимизация рабочих часов, и применять различные ограничения и предпочтения. 

Booking optimization

Анализ и Оптимизация Заданий 

RSO анализирует и оптимизирует задания, основываясь на текущем состоянии и доступности ресурсов. Система пересматривает и обновляет планы, учитывая новые задания и изменения в доступности ресурсов. Это обеспечивает оптимизацию рабочих процессов, адаптируясь к меняющимся условиям и потребностям. 

Analyze and Optimization

RSO в Dynamics 365 является мощным инструментом для автоматизированного планирования и оптимизации ресурсов. Его гибкость и настраиваемость позволяют пользователям эффективно управлять ресурсами, адаптируясь к изменяющимся условиям и оптимизируя работу в соответствии с конкретными потребностями бизнеса. 

 

Лимитации RSO 

Использование RSO в Dynamics 365 Field Service улучшает автоматизацию и оптимизацию, но важно учитывать его ограничения для эффективного планирования и распределения ресурсов. 


Limitations in RSO

Group Requirements 

Group Requirements 

Одним из ключевых ограничений RSO является невозможность обработки Group Requirements. Эта функция необходима, когда задание требует одновременного использования нескольких ресурсов, например, человека и специализированного оборудования. RSO не поддерживает планирование таких сценариев, отмечая их как невалидные (Invalid), что ограничивает гибкость системы в обработке комплексных задач. 


Ограничения для Команд (Crews) 

Location Agnostic

RSO также ограничивает обработку заданий для команд, если они не являются "Location Agnostic". Это означает, что команды должны быть географически непривязанными, чтобы их можно было оптимизировать через RSO. Если команда имеет фиксированный адрес или местоположение, RSO не сможет адекватно управлять их расписанием. Это создает проблемы в ситуациях, когда нужно учитывать географическое положение команды, например, при перемещении между разными объектами. 


Работа с Work Orders 

Work Orders

RSO ограничивает типы заданий (work orders), которые могут быть назначены командам. Только задания, которые также являются "Location Agnostic", могут быть автоматически оптимизированы. Это ограничение усложняет использование RSO для заданий, требующих конкретного местоположения, что снижает его эффективность в определенных сценариях. 


Применение Service Territories 

Service Territories

В качестве решения проблемы назначения команд и заданий в разных географических локациях можно использовать функцию Service Territories. Это позволяет оптимизировать распределение команд с учетом их местонахождения, предотвращая назначение заданий, которые требуют длительных перемещений. Такой подход способствует более эффективному планированию и снижению затрат на транспортировку. 


В целом, эти ограничения RSO подчеркивают важность понимания потребностей организации и возможностей системы при планировании оптимизации ресурсов. Учет этих ограничений поможет в разработке более эффективных стратегий управления ресурсами и обеспечит более гладкое внедрение и использование системы Dynamics 365 Field Service. 

 

Кейсы Команды 

 Dynamics 365 Field Service

Как улучшить работу с Dynamics 365 Field Service и Resource Scheduling Optimization? Команды часто встречаются с различными и сложными задачами, требующими гибкого и доступного подхода к планированию и оптимизации.


Resource Scheduling Optimization

Первый Кейс: Ресурсы, Отправленные в Другой Город 

Когда ресурсы переводятся между городами, например, на неделю, встает вопрос оптимизации их использования. Особенно это касается команд, которые на разных этапах могут находиться в различных локациях, выполняя инсталляции и осмотры. В этом случае, необходимо адекватно настроить начальное и конечное местоположение (start и end location) ресурсов. Однако, система Dynamics 365 не позволяет установить временные рамки для изменения этих локаций, что усложняет планирование. Возможное решение — использование "hard booking" для фиксации географической позиции команды на определенный период. 


CASE 2

Второй Кейс: Кейсы, Появляющиеся в Течение Дня 

Когда новые задания (work orders) появляются в течение дня, важно определить горизонт планирования. Это связано с тем, как система RSO обрабатывает эти новые задания в рамках установленного временного диапазона. Если задание попадает в этот диапазон, система попытается его распределить, что может потребовать ручной корректировки, особенно если свободные слоты отсутствуют. 


Default limit

Третий Кейс: Управление Тысячами Команд 

Case 3

Управление большим числом команд является сложной задачей. В системе Dynamics 365 существует ограничение в 1000 ресурсов для оптимизации. Планирование происходит в несколько фаз, где первая фаза включает определение необходимых ресурсов и их фильтрацию из общего числа. На второй фазе система сосредотачивается на работе только с выбранными 1000 ресурсами, учитывая их графики работы, локации и другие параметры. 


Четвертый Кейс: Команда, Выполняющая Два Кейса В День 

Возник вопрос о возможности команды выполнять несколько заданий в день, например, два или три. Это требует настройки продолжительности каждой работы. Система позволяет устанавливать длительность заданий, что влияет на общий график работы команды. Установка ограничения на длительность задания обеспечивает, что команда не будет загружена сверх планируемого количества работ в день, что повышает эффективность распределения ресурсов. 


Лицензирование RSO 

Лицензирование модуля Resource Scheduling Optimization (RSO) в Dynamics 365 Field Service имеет свои уникальные аспекты, которые следует учитывать. RSO продается как дополнение к Field Service и не является его неотъемлемой частью. Это означает, что для использования автоматического планирования RSO требуется отдельная покупка. 


Интересной особенностью лицензирования RSO является то, что оно ориентировано на оптимизируемый ресурс, а не на пользователя. Например, если организация имеет 1000 ресурсов, стоимость лицензии будет рассчитываться как 30 долларов (или эквивалент в другой валюте) умноженное на 1000. Важно отметить, что под термином "ресурс" понимаются не только сотрудники, но и команды, контакты или аккаунты, задействованные в процессе работы. 

RSO License

Особенностью лицензирования является также то, что если для ресурса в системе установлен параметр "Optimize Schedule" в положение "No", он не считается оптимизируемым и, следовательно, не подпадает под лицензирование. Это может быть использовано для оптимизации затрат на лицензии в некоторых случаях. 


Optimize Schedule

Также стоит учесть, что ручное планирование в Dynamics 365 Field Service не подвергается ограничениям RSO, таким как требование команды быть "Location Agnostic" или обработка "Group Requirements". Это означает, что компании с меньшим числом ресурсов или тем, кто может эффективно управлять ручным планированием, могут избежать дополнительных расходов на автоматизированное решение RSO. 

Интересным нюансом является то, что в некоторых случаях, например, в тестовом режиме, может быть доступна оптимизация неограниченного числа ресурсов под одной лицензией. Однако такая ситуация может быть временной и не отражать стандартных условий использования продукта.


Заключение 

Resource Scheduling Optimization (RSO)

Используя Dynamics 365 Field Service и модуль Resource Scheduling Optimization (RSO), можно значительно улучшить управление ресурсами и оптимизировать рабочие процессы. Эта система уходит от традиционных методов управления задачами, предлагая интеграцию и автоматизацию, которые повышают эффективность работы команд. Она является ценным инструментом в разнообразных ситуациях, от простого распределения задач до разработки сложных оптимальных маршрутов и расписаний. 


Важно отметить, что, несмотря на свои сильные стороны, RSO имеет определенные ограничения. Понимание этих ограничений и умение адаптировать систему под конкретные нужды и условия работы позволяет максимально раскрыть потенциал инструмента. В частности, проблемы, связанные с Group Requirements и управлением командами, требуют тщательного планирования и, возможно, разработки дополнительных решений для оптимизации процессов. 


Group Requirements

Лицензирование RSO является еще одним важным аспектом, который необходимо учитывать при внедрении системы. Правильный выбор и настройка лицензий могут значительно сократить затраты и повысить общую рентабельность использования системы. 


Dynamics 365 Field Service с RSO открывает новые горизонты в управлении ресурсами и сервисными процессами. Его способность адаптироваться к разнообразным бизнес-требованиям и сложным операционным сценариям делает его незаменимым инструментом для компаний, стремящихся к повышению эффективности и оптимизации своих рабочих процессов. Использование этого инструмента требует глубокого понимания его функциональности и грамотного подхода к настройке, что в конечном итоге приведет к значительному улучшению производительности и удовлетворенности клиентов. 

 

Рекомендации: 

  • Понимание Ограничений RSO: Пользователям важно четко осознавать ограничения RSO, включая неспособность планировать Group Requirements и определенные типы команд. Это поможет в поиске альтернативных методов для таких случаев. 

  • Гибкое Планирование Ресурсов: Для максимальной эффективности, старайтесь использовать RSO с учетом его способности адаптироваться к различным сценариям. Настройка стартовых и конечных позиций ресурсов может значительно повысить точность и эффективность планирования. 

  • Использование Service Territories: Для минимизации ненужных перемещений команд, используйте Service Territories для определения географических границ работы ресурсов. 

  • Рациональное Лицензирование: Учитывайте, что лицензирование RSO осуществляется на основе количества оптимизируемых ресурсов. Определите, сколько ресурсов вы действительно используете, чтобы избежать излишних расходов. 

  • Альтернативные Методы Планирования: Для организаций с ограниченным бюджетом или тем, кто не нуждается в сложных функциях RSO, стоит рассмотреть альтернативные или более простые инструменты планирования. 

  • Тренинги и Обучение: Важно регулярно проводить обучающие семинары для сотрудников, чтобы они могли эффективно использовать все возможности RSO. 

  • Техническая Поддержка и Обновления: Поддерживайте систему в актуальном состоянии, следите за обновлениями от Microsoft и используйте техническую поддержку для решения возникающих вопросов. 

  • Анализ и Оптимизация: Регулярно анализируйте рабочие процессы и результаты использования RSO для постоянного улучшения эффективности планирования. 

  • Обратная Связь от Пользователей: Собирайте отзывы от пользователей системы для понимания того, какие аспекты RSO работают эффективно и что требует доработки или изменения. 

3 views0 comments

Comments


bottom of page