В современном мире бизнес-процессы часто требуют индивидуальных решений, которые максимально соответствуют специфическим потребностям компаний. Одним из таких случаев стало внедрение кастомного решения для управления продажами на офлайн-ивентах на базе Microsoft Dynamics 365 для одного из наших клиентов. В этой статье мы рассмотрим, как мы адаптировали систему под требования клиента, который захотел использовать Dynamics 365 для эффективного управления продажами на своих офлайн-ивентах.
А узнать больше про это решение можно в нашем видео:
Потребность клиента
Клиент обратился с потребностью интегрировать управление продажами на офлайн-ивентах в существующую таблицу лидов в Microsoft Dynamics 365. Это позволяло бы хранить все данные в единой системе и использовать уже существующие процессы для обработки новых лидов, независимо от того, были ли они созданы через веб-форму, вручную или импортированы из Excel. Клиент хотел иметь возможность вести два трека для каждого клиента одновременно: один для офлайн-ивентов, другой — для стандартной воронки продаж.
Одним из ключевых требований было обеспечение регистрации гостей на эти мероприятия. Это включало необходимость обработки данных о гостях, которые часто регистрируются только по фамилии через телефонные звонки, а также возможность позднее перевести их в полноценные лиды, если они проявляют интерес к покупке.
Основные элементы
Для реализации этой потребности мы создали кастомное решение, которое включало несколько важных элементов. Одним из главных компонентов стало расширение таблицы лидов, которая была адаптирована для обработки данных о офлайн-ивентах. Также была создана отдельная таблица для семинаров, которая позволяла управлять информацией именно о этих событиях, что помогло обеспечить правильную регистрацию и учет участников.
Кроме того, был разработан новый бизнес-процесс для семинаров, который позволил согласовать все этапы, начиная с регистрации и заканчивая завершением мероприятия, с учетом специфических требований клиента.
Индикатор заполняемости мест
Одним из интересных и важных функциональных элементов стало создание индикатора заполняемости мест на каждом семинаре. Для этого было введено расчетное поле, которое отображало процент заполняемых мест на семинаре с визуальным индикатором в виде цветных кругов: зеленый — до 80%, желтый — от 80% до 99%, красный — 100% и больше.
Этот индикатор позволял администраторам и консультантам быстро оценить ситуацию на месте и избежать ошибок при регистрации, помогая решить проблему ограниченного количества мест на мероприятии.
Создание новых лидов из subgrid-а
Кроме основных процессов регистрации участников, система также обеспечивала возможность создания новых лидов непосредственно из subgrid-а семинара. Пользователь мог выбрать семинар и нажать кнопку «New Lead» для создания лида, связанного с конкретным мероприятием.
Важно было то, что пользователь не мог вручную изменять поля, которые были необходимы для создания лида. Это обеспечивало выполнение процесса исключительно уполномоченными лицами, что было заложено в проекте.
Регистрация гостей
Одним из наиболее трудоемких этапов было обеспечение возможности регистрации гостей на семинары, особенно когда у них не было достаточно данных для создания полноценного лида. Клиент требовал, чтобы регистрация происходила с минимальными данными, а позднее, когда гость проявлял интерес, можно было бы перевести его в базу лидов для дальнейшего обслуживания.
Для этого была разработана специальная форма для регистрации гостей, где можно было указать даже минимальные данные, такие как фамилия, а после мероприятия, если гость подтвердил интерес, — перевести его в полноценного лида с полными данными.
Взаимодействие с другими процессами
Не менее важным было обеспечение правильного взаимодействия этого кастомного процесса с другими бизнес-процессами и полями в системе. Например, необходимо было настроить другие процессы для правильного заполнения полей и создания уведомлений для ответственных лиц. Важно было избежать конфликтов с другими процессами, которые уже существовали в системе, такими как автоматическое присвоение значений полям или автоматическое назначение ответственных лиц.
Тем не менее, удалось сохранить стабильность существующей логики, одновременно внедрив новые функциональности для обработки данных об офлайн-ивентах.
Отчетность
Наконец, важным этапом стала модернизация отчетности. Отчетность для семинаров и офлайн-ивентов была необходима для оценки эффективности каждого мероприятия и обработки данных о участниках и лидах. Были созданы кастомизированные отчеты, которые учитывали особенности, такие как локация и ответственные менеджеры, а также отслеживали изменения в процессе, когда лиды переходили к новым ответственным лицам после семинара.
Отчетность была настроена таким образом, чтобы каждый этап обработки лида можно было четко отслеживать и анализировать.
Заключение
Решение, разработанное для управления продажами на офлайн-ивентах на базе Microsoft Dynamics 365, позволило клиенту эффективно автоматизировать и улучшить свой процесс продаж, особенно в условиях ограниченных ресурсов для регистрации участников. Благодаря кастомному подходу, удалось интегрировать систему в существующие бизнес-процессы клиента, обеспечив удобство пользователей и максимальную эффективность работы.
Проект был успешно внедрен и продолжает работать без значительных изменений уже в течение 10 месяцев, подтверждая свою стабильность и функциональность.
Comments